Руководства, Инструкции, Бланки

образец продольного бланка письма организации

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Образец продольного бланка письма организации

Образец продольного бланка письма организации Все темы данного раздела:

Расположение текста
Документы изготавливаются на бланках при помощи средств электронно-вычислительной техники или на пишущих машинах. Отдельные внутренние документы, авторами к

Сравнительная характеристика современных средств текстонанесения и рекомендации по их применению для изготовления документов*1
_____ *1 Все данные приведены по работе В.Ф.Привалова "Современные принтерные и рукописные тексты документов как объект архивного хранения" (ВНИИДАД. - М. 2004).

Телеграммы (телетайпограммы), телексы
Телеграф обеспечивает доставку информации по каналам телеграфной сети общего пользования через отделения связи. Абонентское телеграфирование и телекс предос

Документы, передаваемые по сети факсимильной связи
Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д.) и прием этой информации в виде копии (факсим

Телефонограммы
Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Юридическая сила поступившей телефонограммы опред

Документы, передаваемые по каналам электронной почты (ЭП)
ЭП позволяет осуществлять обмен данными между средствами ЭВТ, анализ, обработку и хранение полученных и отправленных сообщений. ЭП используется как для пере

Уставы организаций.
Формы унифицированных документов. Штатные расписания и изменения к ним. Приложение 8

I. Подготовка нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти
1. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (далее именуются - нормативные правовые акты) издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и

II. Государственная регистрация нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти
10. Государственной регистрации подлежат нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций, им

От 18 февраля 2002 г. N 18
Об организации работы архивных органов по реализации Федерального закона "О введении в действие Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях"

Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?

Видео

образец продольного бланка письма организации:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Образец продольного бланка письма организации

    / dokumentovedenie_lr2_pisma

    0 1 2 3 4 5 6 7

    Реквизиты в письме располагаются следующим образом:

    0-е положение табулятора (граница левого поля 20 мм): наименование организации; справочные данные об организации; дата письма; ссылка на регистрационный номер и дату письма; заголовок к тексту; текст (кроме начала абзацев); отметка о наличии приложения; наименование должности в реквизите "подпись"; отметка об исполнителе;

    1-е положение табулятора (пять ударов от границы левого поля): начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных);

    2-е положение табулятора (16 ударов от границы левого поля): регистрационный номер письма;

    3-е положение табулятора (24 удара от границы левого поля): используют при составлении таблиц;

    4-е положение табулятора (32 удара от границы левого поля): адресат;

    6-е положение табулятора (48 ударов от границы левого поля): расшифровка подписи в реквизите "подпись";

    7-е положение табулятора (56 ударов от границы левого поля): код организации; код формы документа.

    Образцы углового и продольного бланков письма организации приведены на рис. 3 и 4, образец продольного бланка письма должностного лица – на рис. 5, на рис. 6 – бланк для писем, факсов с продольным расположением реквизитов, рис. 7 – пример служебного письма с угловым флаговым расположением реквизитов.

    3.4. Классификация писем

    Классификация деловых писем основана на классификации производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке.

    Деловые письма делятся на констатирующие свершившийся факт и предваряющие возможность его свершения: письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения. Они не требуют ответа, но их наличие имеет юридическое значение.

    По функциональному признаку деловые письма можно разделить на две группы:

    письма, требующие ответа - это письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение; письмо-представление; ответы на эти письма имеют определенную форму в зависимости от характера исходного письма; письма-ответы всегда содержат индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

    письма, не требующие ответа – это письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение.

    Всероссийский научно-исследовательский институт

    документоведения и архивного дела

    Профсоюзная ул. д. 82, Москва, 117393

    Тел./факс (095) 718-78-74

    ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795,

    На № _____________ от _____________

    ис. 3. Образец углового бланка письма организации

    Всероссийский научно-исследовательский институт

    документоведения и архивного дела

    Профсоюзная ул. д. 82, Москва, 117393

    Тел./факс (095) 718-78-74. E-mail: mail@vniidad.ru

    ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/771001001

    На № __________ от _______________

    Рисунок 4 – Образец продольного бланка письма организации

    Рис. 4. Образец продольного бланка письма организации Государственное учреждение

    Всероссийский научно-исследовательский институт

    документоведения и архивного дела

    Заместитель директора

    Профсоюзная ул. д. 82, Москва, 117393.

    Тел./факс (095) 718-78-74. E-mail: mail@vniidad.ru

    ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/771001001

    На № ________ от _______________

    ис. 5. Образец продольного бланка письма должностного лица

    Рис. 5. Образец продольного бланка письма должностного лица

    Закрытое акционерное общество

    Мневники ул. 45, Москва, 124323, тел. 374-67-98, факс 946-25-63

    Рис. 6. Бланк для писем, факсов с продольным расположением реквизитов

    Рис. 7. Расположение основных реквизитов служебного письма

    Отдельные виды писем подразделяются по признаку специализации. Письма, которые сопровождают материальные ценности или другие документы, называются сопроводительными. Среди сопроводительных писем выделяется договорное письмо, в соответствии с названием документа, который оно сопровождает.

    По числу аспектов в содержании делового письма выделяются одно- и многоаспектные письма. Простое деловое письмо – письмо одноаспектное. В содержании деловых писем выделяют следующие аспекты:

    а) факт напоминания – письмо-напоминание;

    б) выражение гарантии – письмо гарантийное;

    в) указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт – письмо-подтверждение;

    г) информирование о намечаемых или проведенных мероприятиях – информационное письмо;

    д) указание на факт отправки прилагаемых к письму документов – сопроводительное письмо;

    ж) предупреждение о возможных ответных шагах и т.д. – письмо-предупреждение.

    Каждый вид официального письма имеет свою языковую формулу, т.е. устойчивый оборот, словосочетание, отражающее вид, характер той или иной управленческой, производственной или просто профессиональной функции. Образцы отдельных наиболее распространенных видов официальных писем приводятся в разделе 3.7.

    3.5. Типовые и трафаретные тексты писем

    Типовые тексты и тексты-трафареты используются при составлении официальных писем с однотипной информацией.

    Типизация документов – процесс создания текста образца, текста-стереотипа, на основе которого могут быть построены тексты аналогичного содержания, соответствующие аналогичным ситуациям.

    Типовой текст – это стереотипный текст, на основе которого может быть построен текст нового письма. Структура фразы в типизированном письме представляет собой устойчивый ответ.

    Трафаретизация – способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Процесс создания трафаретных писем — это выделение для группы однородных писем постоянных частей текста, или реквизитов, и определение объемов пробелов для вписывания меняющихся сведений. Применение трафаретных бланков существенно сокращает время, затрачиваемое на составление документов.

    При однотипности и частоте ситуаций, а также при большом документообороте рекомендуется создавать письма-трафареты.

    В соответствии с решением президиума Правления Всероссийского общества “Знание” от _____________, протокол № _______ приглашаем Вас принять участие в ______________ на тему ____________, который состоится в ____________ по адресу ____________________ с ________ по ________

    О Вашем намерении принять участие в __________ просим сообщить по адресу.

    В тексте трафарета постоянная информация всегда предшествует переменной, текст-трафарет не может начинаться с пробела, постоянная информация всегда располагается до сказуемого, которое является организующим членом предложения. Та часть информации, которая подразумевается в вопросе и повторяется в ответе, будет служить постоянной информацией, остальная — переменной. Например:

    Просим разрешить издать в типографии _________________ что?

    в __________________ экз.

    в каком количестве?

    Приложение: на ____________ л. в _____________________

    Требования краткости трафаретов иллюстрируется на следующих примерах писем-запросов:

    Трафаретные тексты обычно прилагают к инструкциям, положениям в качестве образца для последующего применения.

    3.6. Язык и стиль служебных документов

    Язык и стиль официальной переписки называется формально-логическим и официально-деловым. К языку и стилю служебных документов предъявляются особые требования: нейтральность, надличностный характер изложения; унификация (трафаретизация), типизация речевых средств; повторяемость отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов.

    Предметом официальной переписки обычно является сообщение о некоторой ситуации и логическая оценочная модель этой ситуации, письмо может содержать и несколько ситуативно-оценочных моделей, что порождает необходимость их полезного размещения (последовательности). Ситуативно-оценочная модель именуется аспектом письма, а их размещение — его композицией.

    Изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. Разбивка текста официального письма на абзацы облегчает его восприятие, позволяет адресату мысленно фиксировать аспект.

    Типичный абзац состоит из трех частей: абзацного зачина, абзацной фразы и комментирующей части. В абзацном зачине формулируется тема абзаца. В абзацной фразе содержится основная информация абзаца. В комментирующей части подводится итог сказанному в абзаце, с использованием ключевых слов: поэтому, таким образом, в этой связи и т. д. Средняя длина абзаца 4-6 предложений, но в текстах официальных писем можно встретить абзацы, состоящие из одного предложения.

    Каждое последующее предложение абзаца связано с предыдущим. В текстах официальных документов в середине абзаца не может быть предложения, логически не вытекающего из предыдущего контекста. Различают два вида контекста: последовательный и параллельный.

    В последовательном строе контекста одно предложение вытекает из другого. Например:

    Изделия, состоящие из нескольких деталей, изготавливают по сборочным чертежам. Чтобы собрать изделие по сборочному чертежу, необходимо предварительно изготовить отдельные детали. Для изготовления отдельных деталей надо обеспечить производство их рабочими чертежами. Составление рабочих чертежей по сборочным чертежам называется деталированием.

    В параллельном строе контекста несколько последующих предложений поясняют с разных сторон предыдущее предложение.

    Наиболее простая композиция (структура) текста официального письма состоит из двух частей. В первой части излагаются факты и события (мотивы и аргументы), послужившие основанием для составления документов, во второй – выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения.

    Текстслужебного письма, содержащего запрос. включает: обоснование актуальности запроса; содержание запроса; ожидаемый результат, если запрос будет удовлетворен; формулирование гарантии (образец письма приведен в приложении).

    Сопроводительное письмо состоит из двух частей: в первой части–сообщение о высылаемом материале, во второй – уточняющие сведения. Например:

    Направляем подробное описание автоматизированных систем управления. Получение просим подтвердить.

    Композиция письма-просьбы. включает: изложение причины, побудившей обратиться с просьбой; изложение просьбы; ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена; готовность к дальнейшему сотрудничеству. Например:

    Прошу выслать в наш адрес по одному экземпляру иллюстрированных каталогов токарно-карусельных станков. Оплата гарантируется.

    Наибольшую трудность представляет составление письма-ответа. содержащего отказ в просьбе или отклонение предложения. Такое письмо составляется по следующей схеме: повторение просьбы; причины, почему просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято; констатация отказа или отклонения предложения. Например:

    Вашу просьбу о досрочной поставке станков с программным управлением выполнить не можем по следующим причинам (формулирование причин). Поэтому станки типа. будут поставлены в сроки, указанные в договоре.

    В обычном тексте существительное следует за числительным; при табличной или анкетной записи наоборот, числительное следует за существительным; например: десять дней, пять человек, две бригады; но в таблице: количество штатных единиц – 15 .

    Дополнение ставится после сказуемого; например: Разослать проект. Если управляющее слово требует нескольких дополнений, то первым следует ставить прямое дополнение; например:Разослать проект завода металлоизделий .

    3.7. Отдельные виды писем

    Письмо-просьба. При изложении просьбы необходимо выделить обоснование или заинтересованность в ее исполнении. Наиболее распространенный вариант письма - просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления. Письмо - просьба может излагаться:

    а) от первого лица единственного числа («Прошу. »);

    б) от первого лица множественного числа («Просим. ») (образец письма приведен в приложении);

    в) от третьего лица единственного числа. В этом случае употребляются существительные с собирательным значением (дирекция, администрация, совет трудового коллектива, кооператив. просит. ) (образец письма приведен в приложении);

    г) от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением (дирекция и профсоюзная организация просят. ).

    Ферина ул. д.12, Директору ЗАО «Ролик»

    г.Уфа, 450000, И.И. Хорову

    Тел. (3472) 391024 Чернышевского ул. 123,

    Об информационном обеспечении

    Просим сообщить условия предоставления информации о рынке сбыта вашей продукции.

    Сопроводительное письмо. Сопроводительные письма составляются при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Сопроводительное письмо подтверждает факт отправки и является средством контроля за соблюдением дисциплины и сохранностью отправляемых документов, например:

    Направляем перечень необходимых хозяйственных материалов для подготовки школы к новому учебному году.

    Приложение: на 1 л. в 1 экз.

    Договорное письмо. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора. Например:

    Направляем подписанный с нашей стороны договор №_____

    от _______. Справка о финансировании будет выслана _____.

    Данное письмо следует считать неотъемлемой частью настоящего договора.

    Письмо-подтверждение направляются для подтверждения получения документов и материалов: писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий и т.п. и также телеграмм и телефонных сообщений. Ключевые слова письма – подтверждения образуются от глагола подтверждать, заканчивается просьбой, предложением, замечаниями и указаниями. Например:

    О получении документации

    Подтверждаем получение запрошенной нами документации. Благодарим за быстрое выполнение заказа.

    Подтверждаем получение Вашего письма. Наше решение будет сообщено до _______.

    Письмо-напоминание направляется тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ; состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения.

    Ключевыми словами письма-напоминания являются слова, образованные от глагола напоминать. Пометка «вторично», помещаемая на поле письма уже подчеркивает факт напоминания, и ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, адресованного ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма. Пример письма - напоминания:

    Письмом № 197 от 24.02.2004 мы сообщали Вам, что в связи с увеличением производственной мощности наш завод имеет возможность дополнительно изготовить и поставить Вашему кооперативу в 2004 г. Различные химические реактивы на сумму до 1 млн. руб. Однако до настоящего времени ответа мы не получили.

    Напоминаем о нашем предложении и просим в 10-дневный срок подтвердить свое согласие или отказ от получения указанных химических реактивов.

    Предлагаем Вам закончить предусмотренные указанным договором работы к 25.02.2004. В противном случае мы будем вынуждены подать на Вас иск.

    Письмо-извещение содержит сообщение или утверждение, является ответом на запрос и начинается со слов «сообщаем», «извещаем», «доводим до Вашего сведения», «ставим Вас в известность». Например:

    В ответ на Ваше письмо от 01.03.2004, сообщаем, что, к сожалению, мы не можем пока выслать Вам наш последний каталог токарно-карусельных станков, так как он еще находится в печати.

    Информационное письмо разновидность письма-извещения, цель которого – своевременное информирование другого предприятия или заинтересованного лица в сложившейся ситуации, доставка информации одного и того же содержания в несколько адресов. В зависимости от значимости письмо подписывается соответствующим должностным лицом, руководителем предприятия, организации, учреждения.

    Одним из видов информационного письма является циркулярное письмо. Источником рассылки писем выступает руководящая организация, которая информирует подчиненные ей предприятия по тому или иному вопросу или дает соответствующие распоряжения. Циркулярное письмо подписывается руководителем организации, а по вопросам финансово-бухгалтерской деятельности, учета и отчетности – также и главным бухгалтером или руководителем финансово-бухгалтерской службы.

    Объем информационного письма может варьироваться от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц (нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций). Например:

    Институтом в декабре 2004 г. планируется проведение научно практического семинара на тему «Унификация систем документации: история, современное состояние, перспективы развития».

    Приглашаем Вас принять участие в семинаре, выступить с докладом. Доклады, представляющие наибольший научный интерес, войдут в сборник научных трудов, издание которого планируется на 2004 г.

    Сведения об участии в научно-практическом семинаре, а также тему предполагаемого выступления просим сообщить до 01.09.2004 по адресу.

    Письмо-приглашение адресуется конкретным лицам, коллективам и организациям или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты- приглашения, так и трафареты. Пример письма-приглашения:

    16 апреля с.г. а 12 часов в конференц-зале нашего института состоится обсуждение проекта новой линии теплопередачи.

    Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности, направляю проект и прошу принять участие в его обсуждении.

    Если Вы не сможете принять участие в обсуждении, прошу направить Ваши замечания и предложения по адресу:___________

    Приложение: Проект линии теплопередачи на 32 л. в 1 экз.

    Председатель ученого совета института

    Секретарь ученого совета

    Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуется организации или отдельному лицу. В отличие от большинства официальных писем, гарантийное письмо может начинаться с обращения по имени- отчеству к лицу, которому оно адресовано. При этом слово гарантия вообще может не упоминаться в тексте. Например, работники почты выработали свою словесную формулу: наложенным платежом, являющуюся средством выражения гарантии (образец письма приведен в приложении).

    Гарантироваться может оплата за выполненную работу, срок и качество ее выполнения, жилплощадь, трудоустройство, поставка товара и выполнение услуг. Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти в него как составная часть.

    В таких письмах используются следующие стандартные выражения: гарантируем, фирма гарантирует, просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии), например:

    Просим в срок до 01.10.2004 г. изготовить типографским способом 1200 пригласительных билетов на областной праздник, посвященный 60-летию системы начального профессионального образования.

    Приложение: образец пригласительного билета.

    Помимо своей юридической функции, гарантийное письмо выражает и этические отношения. Моральная сторона таких писем выражается в стиле письма, свидетельствующем о доброжелательном отношении к организациям, предприятиям и лицам, которым оно адресовано. Например:

    Уважаемый Александр Иванович!

    Завод «Прогресс» просит Вас оказать техническую помощь в разработке рабочих чертежей. Оплату завод гарантирует со своего расчетного счета №___________ в ________________

    Если в течении 12 месяцев со дня пуска в эксплуатацию (и не более 24 месяцев от даты отгрузки) в оборудовании обнаружатся дефекты в отделке или конструкции, мы обязуемся в кратчайший срок устранить их за свой счет или бесплатно заменить дефектное оборудование. Обязуемся уплатить также стоимость перевозки .

    Письма-запросы и письма-ответы. Характер информации в письме - запросе предлагает вариантность ожидаемой информации в письме - ответе. Так, письмо, содержащее предложение, требует ответа: принимает ли его другая сторона или нет. Аналогичной реакции требует письмо, содержащее просьбу. В сфере деловой переписки действует принцип соблюдения параллелизма в аспектах содержания, что получает свое отражение в языке вторичной ответной корреспонденции. Этот принцип требует:

    а) ссылки на первичное письмо и его тему;

    б) соблюдения идентичности языковых средств выражения в обоих письмах, прежде всего в терминологии;

    в) совпадения объема информации и аспектации содержания в обоих видах писем;

    г) соблюдения последовательности в изложении аспектов содержания.

    Письмо-ответ может начинаться с выделения любого аспекта, это зависит от мнения другой стороны, от степени значимости затронутого вопроса, но ни один из пунктов письма не должен оставаться без ответа. В противном случае письмо должно включать указание на следующее письмо, посвященное данному аспекту, которое будет отправлено впоследствии.

    Такие письма можно разделить на следующие виды:

    а) письмо-запрос (ему соответствует письмо-справка, письмо-извещение);

    б) письмо-просьба (ответ может быть либо положительным, либо отрицательным);

    в) письмо, включающее конкретное предложение. К нему примыкает письмо-приглашение (ответ также может быть либо положительным, либо отрицательным).

    Письма-запросы обычно применяются в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой самостоятельный расчетный счет в банке. Письмо-запрос состоит: из введения, в котором излагается существо вопроса, и заключения, в котором ставятся те вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Запрос должен быть кратким, со ссылкой (в случае необходимости) на соответствующие нормативные материалы, решения правительства, прежние письма, указания вышестоящих органов. Например:

    В связи с. просим срочно сообщить, имеется ли у Вас возможность принять дополнительный заказ на изготовление и поставку нашему предприятию в IIIиIVкварталах 2004 г. 100 т лаков и красок согласно прилагаемому проекту спецификации.

    Ожидаем вашего ответа в течение 10 дней.

    Письмо–запрос может быть коммерческим документом, представляющим собой обращение покупателя к продавцу, импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и т.п. и (или) направить предложение на поставку товара. В запросе, как правило, указывается наименование товара (услуг) и условия, на которых партнеру желательно получить товар; например, количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа. Запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделки. Примеры:

    Благодарим за каталог, который Вы прислали, и сообщаем, что мы заинтересованы в импорте инструментов. Просим сделать нам предложение на 100 резцов с приложением всех необходимых чертежей и указанием рода упаковки.

    Ввиду того, что резцы нам нужны срочно, просим указать в предложении срок, в который Вы сможете отгрузить половину указанного количества.

    Если продавец не может сразу выслать покупателю предложенный товар, он направляет ему письмо, в котором сообщает необходимую информацию, в частности:

    а) принятие вопроса к рассмотрению;

    б) выяснения возможностей поставки интересующего покупателя товара;

    в) отказ поставить интересующий покупателя товар;

    г) изменение условий поставки (например, количества товара, модели, марки, сроков поставки и т.п.);

    д) обещание направить предложение на поставку интересующего покупателя товара.

    Пример ответа на запрос:

    Благодарим за запрос от ______ на поставку _____________________

    В настоящее время мы рассматриваем вопрос о возможности предоставления Вам предложения на интересующий Вас товар.

    Наше решение сообщим в ближайшее время.

    Если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет ему предложение (оферту), т.е. заявление о возможности заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение может быть направлено покупателю как в ответ на его запрос, так и по инициативе продавца. При этом обычно указываются наименования предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара, например: