Руководства, Инструкции, Бланки

алгоритм разработки должностной инструкции

Категория: Инструкции

Описание

Разработка должностных инструкций

Разработка должностных инструкций

Целесообразно привести общие требования к составлению должностных инструкций специалистов по ММ, так как должностная инструкция — главный организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника при осуществлении им деятельности в определенной должности. Она составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и объявляется сотруднику под расписку при заключении трудового контракта (в том числе при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности).

Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики [16] (требования) по должностям служащих, утвержденные Министерством труда и социального развития РФ.

При необходимости должностные обязанности, содержащиеся в квалификационной характеристике по той или иной должности служащего, могут быть распределены между несколькими исполнителями. В процессе совершенствования организации труда, внедрения технических средств, проведения мероприятий по увеличению объема выполняемых работ, сокращению численности персонала возможно расширение круга обязанностей служащих по сравнению с установленными соответствующей квалификационной характеристикой. В этих случаях работнику может быть поручено выполнение должностных обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками по другим должностям, родственным по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации, изменения должностного наименования. В этот раздел также целесообразно включить положение о выполнении разовых служебных поручений [17].

Требования должностной инструкции являются обязательными для сотрудника с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения, о чем проставляется отметка, об ознакомлении в самой должностной инструкции. Согласованную и утвержденную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации и хранят в отделе кадров организации в соответствии с установленным порядком делопроизводства.

Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают сотруднику и начальнику соответствующего структурного подразделения организации. По решению руководителя заверенная копия, должностной инструкции может направляться при необходимости в другие подразделения организации.

Целесообразно представить алгоритм разработки должностных инструкций.

Шаг 1. Издается приказ по учреждению, в соответствии с которым каждый руководитель службы, подразделения или кабинета обеспечивает разработку и корректировку должностных инструкций своих подчиненных. При этом рекомендуется использовать утвержденные Минздравом России положения о специалистах здравоохранения и положения о службах. Руководитель службы подразделения или кабинета может обратиться к работникам, чтобы они в произвольной форме описали свой рабочий день и свою рабочую неделю. Этот вариант хронометража поможет существенно облегчить составление инструкций.

Шаг 2. Разработанные руководителями служб подразделений должностные инструкции должны пройти обязательное согласование с инженером по охране труда и другими заинтересованными специалистами, — каждый из них проверит, включены ли в инструкции пункты, отвечающие требованиям организации специальных мероприятий, которые они курируют.

Шаг 3. Обсуждение должностных инструкций с работниками по отделениям и внесение последних изменений. Утверждение инструкций, выдача экземпляра утвержденных инструкций на руки работнику и руководителю. Третий экземпляр хранится в отделе кадров.

Шаг 4. Непрерывная корректировка и ежегодное переутверждение инструкций.

алгоритм разработки должностной инструкции:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Порядок разработки Должностной инструкции сотрудника

    Порядок разработки Должностной инструкции сотрудника

    к Распоряжению ректора

    от 01.06.2007г. № 12


    Порядок разработки Должностной инструкции сотрудника

    1. Общие положения

      1. Настоящий порядок определяет единую систему разработки

    Должностной инструкции, работающего на должности, как предусмотренной штатным расписанием университета, так и вновь вводимой, основных целей, задач, стоящих перед сотрудником, и вытекающих из них функций

    1.2 Разработчиком Должностной инструкции сотрудника является руководитель, в подчинении которого находится данный сотрудник.

    1.3 В соответствии с настоящим Порядком в университете должны разрабатываться две формы Должностной инструкции сотрудника – типовая и индивидуальная.

    1.4 Типовая Должностная инструкция разрабатывается для полностью совпадающих по своим основным параметрам (требования к должности, ответственность, функциональные обязанности и т.п.) должностей, предусмотренных штатным расписанием или вновь вводимых.

    1.5 Должностные инструкции по всем категориям сотрудников разрабатывает и подписывает руководитель сотрудника, затем представляет в трех экземплярах для визирования в отдел кадров.

    1.6 Должностная инструкция сотрудника утверждается только после получения всех согласованных подписей.

    1.7 Подлинник Должностной инструкции сотрудника хранится в отделе кадров университета как неотъемлемая часть трудового договора.

    1.8 Экземпляр должностной инструкции (подлинный) с трудовым договором работник получает в отделе кадров с отметкой в журнале регистрации трудовых договоров. Третий экземпляр (подлинный) передается в подразделение.

    1.9 В дальнейшем непосредственный руководитель знакомит с соответствующей Должностной инструкцией каждого вновь принятого сотрудника.

    1.10 Сотрудник ставит подпись и дату ознакомления под Должностной инструкцией: подпись удостоверяет, что сотрудник ознакомился с Должностной инструкцией, согласен и готов выполнять цели, задачи и перечисленные функциональные обязанности, а так же согласен с предлагаемой системой оценки труда.

    ^ 2. Введение новой штатной единицы (должности) в штатное расписание

    2.1 При введении новой штатной единицы непосредственный руководитель представляет проректору по подчиненности докладную записку с обоснованием введения вакансии, а также проект Должностной инструкции вакантной должности.

    2.2 Начальник отдела кадров согласовывает проект Должностной инструкции вакантной должности, докладная записка с резолюцией проректора передается планово-финансовому управлению для изменения

    штатного расписания подразделения, которое вводится решением ректора университета.

    ^ 3. Порядок изменения и дополнения Должностной инструкции сотрудника

    3.1 Необходимые изменения и дополнения в Должностную инструкцию сотрудника вносятся на основании приказов по университету об изменении или введении целей, задач, функциональных обязанностей, ответственности, переподчинения соответствующего сотрудника. Копии приказов подшиваются к подлиннику Должностной инструкции сотрудника.

    3.2 Должностная инструкция сотрудника при наличии изменений/дополнений перерабатывается один раз в год (отчет ведется со дня утверждения Должностной инструкции сотрудника).

    3.3 После переработки Должностной инструкции сотрудника вновь проходит процедуру согласования и утверждения.

    Содержание должностной инструкции определено государственными нормативными документами, прежде всего Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих. Однако общеотраслевые квалификационные требования разработаны вне связи со структурой конкретной организации, особенностями ее деятельности и поэтому содержат только наиболее общий перечень обязанностей и определяют минимальный уровень профессиональной подготовки. Конкретизация положений должна проводиться каждым руководителем структурных подразделений университета индивидуально при разработке должностных инструкций.

    В соответствии с Методическими рекомендациями по унификации текстов управленческих документов должностная инструкция должна содержать следующие блоки информации: общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения.

    В разделе ''Общие положения'' дается полное название должности и указывается подразделение, к которому относится данная должность; обозначается порядок назначения на должность и освобождения от должности, порядок согласования кандидатуры на данную должность; перечисляются нормативные документы (внутренние и государственные), которыми руководствуется данный сотрудник в своей деятельности. В этом разделе определяются требования к уровню образования, опыту работы и знаниям:

    - образование: указывается необходимый уровень образования (высшее профессиональное, неполное высшее, среднее специальное, среднее);

    - cпециальность по образованию: указываются требования к профилю образования (техническое, экономическое, гуманитарное и т.д.) либо одна

    или несколько квалификаций, соответствующих требованиям должности (инженер-механик, бухгалтер, экономист и т.д.);

    - опыт работы по специальности: указывается минимально необходимый стаж и область, в которой должен быть приобретен этот опыт;

    - знания: перечисляются конкретные требования к виду и уровню профессиональных знаний и умений программы … системы … основы управления персоналом, основы экономических знаний, правил оформлений служебных документов и т.п.) В качестве обязательных указываются знания, необходимые для сотрудников всех уровней: организационная структура ИГУ; правила внутреннего трудового распорядка; правила охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности.

    При необходимости определяются особые требования: указывается степень владения иностранным языком, уровень владения ПК, знание определенных программных продуктов, наличие лицензии, водительских прав и стажа вождения и т.п.

    В ''Общих положениях'' должностной инструкции устанавливаются подчиненность сотрудника и порядок замещения должности, т.е. указываются должность непосредственного руководителя и должность сотрудника, от которого данный сотрудник может получать дополнительные распоряжения, приоритетность выполнения распоряжений, а так же наименование должности, которой замещается в случае необходимости данный сотрудник.

    Очень важным является раздел ''Должностные (функциональные ) обязанности'' Он должен быть составлен максимально развернуто и конкретно. В данном разделе должностной инструкции указываются функции, которые необходимы для успешного решения задач, т.е. прописывается технология эффективной работы сотрудника: ведет подготовку … организует … изучает … анализирует … разрабатывает рекомендации … осуществляет поиск … привлекает … и т.п.

    Обязательны для сотрудников всех уровней указания стандартных обязанностей: следует нормам поведения в высшем учебном заведении в отношении взаимоотношения со студентами, посетителями, руководством, сотрудниками; постоянно совершенствует свою профессиональную компетентность путем повышения квалификации в различных образовательных центрах, самостоятельной подготовки и др.

    Для руководящего персонала в должностной инструкции необходимо описать обязанности, связанные с управлением персоналом подчиненного подразделения:

    - анализирует работу подчиненных и определяет соответствия их профессиональных возможностей поставленным перед ними целям и задачам;

    - разрабатывает Положение о подразделении и должностные инструкции на сотрудников подразделения;

    - знакомит с Положением о подразделении и соответствующей Должностной инструкцией каждого вновь принятого сотрудника;

    - организует повышение квалификации подчиненных сотрудников, способствует развитию профессионализма подчиненного персонала;

    - участвует в подборе новых сотрудников на вакантные должности подразделения;

    - осуществляет взаимодействие своего подразделения с другими подразделениями ИГУ;

    - составляет графики очередных отпусков работников своего подразделения;

    - проводит периодические инструктажи по правилам охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности (для технических служб).

    ^ Обязательными являются разделы ''Права'' и ''Ответственность'' .

    В разделе ''Права'' перечисляются основные права, предоставляемые данной должности, по отношению к другим функциональным подразделениям ИГУ и внешним организациям. Права ограничиваются согласно учредительным документам, нормативным и другим документам (положение о факультете, положение о кафедре).

    ^ Должностные инструкции руководящего персонала включают следующие права руководителя:

    - представлять руководителю предложения о поощрении сотрудников подчиненного подразделения;

    - применять меры дисциплинарного взыскания (замечание, выговор);

    - применять меры дисциплинарного воздействия (лишение надбавок, премий).

    ^ В разделе ''Ответственность'' устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение сотрудником должностных обязанностей, превышение и неисполнение в полном объеме предоставленных сотруднику прав и полномочий; указывается ответственность сотрудника за разглашение служебной тайны ИГУ и иных сведений, которые могут нанести ущерб или повлиять на авторитет ИГУ.

    ^ В разделе ''Взаимодействие сотрудника'' указываются основные информационные потоки, в которых участвует сотрудник, и периодичность получения данной информации, т.е. каналы движения информации различных видов, как передаваемой сотрудником, так и получаемой им на любых носителях. Также перечисляется круг должностных лиц, с которыми происходит обмен информацией.

    Должностная инструкция относится к организационно-распорядительным документам и ее форма должна соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 ''Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОРД). Требования к оформлению документов''.

    к Распоряжению ректора

    от 01.06.2007г. № 12


    ^ ГОУ ВПО «ИГУ» «УТВЕРЖДАЮ»

    Кафедра философии Ректор, профессор

    ____________ А.И.Смирнов ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ (кому) ______________ Старшему лаборанту (8 разряд) __________ № ___________
    ^ 1. Общие положения

    • устанавливается сфера деятельности специалиста, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные лица, которыми он руководит;

    • в разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности и что должен знать и уметь.

    2. Функции

    • определяются направления деятельности специалиста.

    3.Должностные обязанности

    • перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста; указывается форма его участия в управленческом процессе – руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д.

    4. Права

    • определяются права, предоставляемые специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.

    5. Ответственность

    • устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и не использование предоставленных ему прав.

    6. Взаимоотношения. Связи по должности

    • перечисляется круг должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией, указываются сроки получения и представления информации, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов.

    Заведующий кафедрой Н.С. Коноплев


    С должностной инструкцией ознакомлен (а), экземпляр получил (а): личная подпись работника, расшифровка подписи, дата.

    Порядок разработки, согласования и утверждения должностных инструкций

    Порядок разработки, согласования и утверждения должностных инструкций.

    Порядок разработки, согласования и утверждения должностных инструкций.

    Правила разработки, согласования и утверждения должностной инструкции напрямую трудовым законодательством не регламентированы и потому в этой сфере нет каких-либо стандартов.

    Должностная инструкция – это один из локальных нормативных актов, принимаемых работодателем.

    Должностные инструкции могут разрабатываться как на стадии проектирования организации, бизнеса, так и в уже функционирующем бизнесе со сложившимися трудовыми отношениями. Первое требует метода тщательного моделирования трудовых процессов исполнителей. Второе – глубокого анализа существующих трудовых отношений у конкретного работодателя. В любом случае порядок разработки должностных инструкций предполагает общепринятый алгоритм действий.

    Процесс разработки должностных инструкций можно представить в виде последовательно сменяющих друг друга этапов:

    1. Подготовительный этап;

    2. Разработка проекта должностной инструкции;

    3. Согласование проекта должностной инструкции;

    4. Утверждение должностной инструкции.

    Непосредственной разработке должностных инструкций в каждом конкретном случае должна предшествовать определенная подготовительная работа. На первом этапе разработки должностных инструкций необходимо детально изучить все нормативно-правовые документы, регламентирующие порядок деятельности должностных лиц и правила разработки и хранения организационно-правовых документов. А также работодатель в рамках локального нормотворчества должен определить порядок разработки, согласования и утверждения должностных инструкций, для чего необходимо утвердить Положение о должностной инструкции. Далее об этом подробнее.

    Положение о должностной инструкции.

    При разработке должностных инструкций рекомендуем ввести соответствующее положение, в котором будет подробно оговорен порядок разработки, согласования, утверждения, введения в действие и хранения должностной инструкции работника, а также указаны лица (структурное подразделение), непосредственно отвечающие за эту разработку.

    Положение о должностной инструкции - необязательный документ, но лучше не пренебрегать этим локальным актом. Он позволяет упорядочить работу с инструкциями, сделать их унифицированными и четкими, обозначить порядок придания им юридической силы. Положение о должностной инструкции вступает в силу после его утверждения руководителем, и с этого момента все должностные инструкции должны соответствовать его требованиям.

    Приведем образец Положения о должностной инструкции.

    Глава 7 ВНУТРИОРГАНИЗАЦИОННЫЕ НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

    Положение о подразделении

    как инструмент управления персоналом

    Всевозможные стандарты качества, а также все нормативные документы, разрабатываемые и принимаемые в конкретных организациях, служат для обеспечения гарантированного уровня качества. Для этого на всех участках выполнения работы должны быть созданы инструктивные документы, которые регламентируют определенный технологический процесс, т.е. для каждой должности разрабатывается должностная инструкция.

    Управление персоналом надо начинать с составления работающих должностных инструкций. Обыкновенная должностная инструкция может повлиять на работу человека и его отношения в коллективе при соблюдении ряда условий:

    ♦ организационная структура не должна быть перегружена;

    ♦ работник не должен испытывать двойного и тройного подчинения;

    ♦ поручения, даваемые работникам, должны быть конкретными.

    Положение о подразделении — функционально-технологический документ, определяющий и устанавливающий место подразделения в структуре организации, задачи, для решения которых создано подразделение, границы его функциональной деятельности, взаимодействие с другими подразделениями компании и внешними организациями, а также перечень нормативных документов, регулирующих деятельность данного подразделения. По большому счету это объединение в одном документе должностных инструкций; во многом положение о подразделении дублирует текст должностной инструкции. Тем не менее данный документ является разъясняющим инструментом, например при обучении.

    Должностная инструкция — документ, определяющий функциональные обязанности, должностные полномочия (права), ответственность, особые условия труда, предъявляемые квалификационные требования, а также перечень основных нормативных актов, регулирующих деятельность лица, занимающего -определенную должность в данном подразделении.

    Функциональные обязанности (функции) — совокупность действий, выполняемых работником (работниками) для решения задач, поставленных перед подразделением.

    Задачи — результаты (цели) подразделения, установленные руководством организации по закрепленным за ним направлениям деятельности, измеряемые количественно или оцениваемые качественно.

    Подразделение (структурная единица) — долговременный коллектив штатных работников организации, имеющих необходимую квалификацию и полномочия для выполнения функций в рамках решения задачи (или комплекса взаимосвязанных задач), поставленной руководством организации. Структурные подразделения обычно возникают в результате выделения подзадач (управления и дирекции делятся на отделы, отделы — на секторы).

    Самостоятельное подразделение — структура, имеющая собственную смету расходов и установленный набор функций, полномочий руководителя (право подписи документов, включая финансовые, право издания указаний).

    Структурное подразделение входит в состав самостоятельного или другого подразделения.

    Структура положения о подразделении должна включать в себя следующие обязательные разделы:

    общие положения: статус подразделения в структуре компании (структурное или самостоятельное); руководитель (указывается должность руководителя подразделения); порядок замещения (указываются должности лиц, замещающих руководителя подразделения, и условия передачи полномочий); структурное деление (указывается состав — для самостоятельных подразделений до уровня отделов, далее до уровня секторов); основные понятия, термины и сокращения, используемые в тексте документа;

    задачи, для решения которых создано данное подразделение; функции, выполняемые сотрудниками подразделения для решения задач, поставленных руководством компании;

    взаимодействие с подразделениями компании: права работников при взаимодействии подразделений, методы и способы доступа к

    различным формам внутренней и внешней информации, а также к системе информационного обслуживания всей компании; конкретно указывается, с какими подразделениями, по каким вопросам происходит взаимодействие;

    взаимодействие с внешними организациями: полномочия подразделения при взаимодействии его с внешними организациями. Необходимо конкретно указать, с кем, по каким вопросам оно происходит;

    организация работы: режим работы подразделения (включая возможность командировок), принципы оплаты и стимулирования труда работников;

    нормативные документы: перечень основных нормативных документов, регулирующих деятельность подразделения.

    Положения о подразделениях оформляются в едином графическом стиле в соответствии с требованиями, установленными в компании. В идеале написание подобных положений — внутренняя обязанность подразделения, поскольку только его специалисты в состоянии включить в документ максимальное количество практической информации. Те же правила действуют в отношении должностных инструкций, ответственным за разработку которых является руководитель соответствующего подразделения.

    Должностные инструкции составляются на каждого сотрудника согласно штатному расписанию подразделения, включая вакантные должности.

    При полном совпадении функциональных обязанностей, направлений деятельности, должностных полномочий, ответственности, условий труда, квалификационных требований, нормативных документов у одноименных штатных единиц для них разрабатывается одна должностная инструкция.

    Права и обязанности руководителя специалиста. Этот пункт является дополнительным по отношению к предыдущему и разъясняет специалисту обязанности и полномочия его руководителя.

    ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ

    1. Перечислите все известные вам внутриорганизационные нормативные документы.

    2. Может ли должностная инструкция повлиять на работу человека и его отношения в коллективе?

    3. Какова, по вашему мнению, основная задача должностной инструкции?

    4. Назовите правила составления должностной инструкции.

    5. Опишите структуру должностной инструкции.

    6. Назовите основные аспекты должностных обязанностей руководящих работников (директор, администратор).,

    7. Назовите основные аспекты должностных обязанностей работников службы приема и размещения.

    8. Назовите основные аспекты должностных обязанностей работников службы обслуживания.

    9. Назовите основные аспекты должностных обязанностей работников службы питания.

    Правила составления и оформления должностных инструкций

    Порядок разработки должностных инструкций сложился достаточно давно. Формуляр этого документа и структура текста унифицированы.

    Содержание разделов излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в рамках каждого раздела.

    Основные требования к тексту должностной инструкции - это полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей. Если в должностной инструкции обязанности сформулированы в общем виде, неконкретно и обтекаемо, то этот документ является чисто формальным и не выполняет своего назначения. Положения должностной инструкции должны конкретизировать обязанности и виды работ, выполняемых по той или иной должности, исключая их неоднозначное толкование. Глаголы следует употреблять в изъявительном наклонении: "Инспектор выполняет", "Инспектор организует", "Референт составляет " и т. д.

    Квалификационный справочник носит рекомендательный характер.

    Общеотраслевые квалификационные требования Минтруда России разработаны вне связи со структурой конкретной организации, особенностями её деятельности и поэтому содержат только наиболее характерные обязанности и определяют минимальный уровень профессиональной подготовки по той или иной должности.

    Содержание должностной инструкции во многом определено государственными нормативными документами. В их числе Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и; других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37 (далее - Квалификационный справочник), в котором содержится регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Справочник является нормативным документом и рекомендован для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей независимо от форм собственности и организационно-правовых форм.

    Квалификационная характеристика каждой должности, включенной в справочник, содержит три раздела:

    Должностные обязанности - перечисляются функции, которые полностью или частично выполняются работником, занимающим данную должность.

    Должен знать - излагается обязательный состав специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые работник должен учитывать и уметь использовать при выполнении своих должностных обязанностей.

    Требования к квалификации - в этом разделе перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, а также требования к стажу.

    Первые два раздела квалификационной характеристики могут быть полностью использованы при составлении должностной инструкции в конкретной организации, с учетом присущей ей специфики работы.

    При составлении должностных инструкций можно взять за основу соответствующие типовые документы. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений. Наличие типовых инструкций существенно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностная инструкция является документом, регламентирующим правовое положение работника в конкретной организации, то ее необходимо составлять для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

    Помимо названных документов, при разработке должностных инструкций следует опираться на положение о структурном подразделении. Положение и должностные инструкции - взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, т. к. обязанности каждого работника вытекают из задач и функций структурного подразделения. Инструкции регламентируют задачи и функции работников, устанавливают их распределение между членами трудового коллектива, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого из них, исходя из общего объема работы, закрепленного в положении.

    Для повышения качества должностной инструкции целесообразно установить в данном разделе порядок и периодичность предоставления (а также получения) данным работником отчетов, планов и других документов.

    Несмотря на то, что должностная инструкция - документ унифицированный по правилам оформления и структуре текста (разделов), в дополнение к основным разделам в должностную инструкцию могут быть включены и иные разделы.

    Например, в должностную инструкцию может быть включен раздел "Оценка работы", где на основе разделов "Функции" и "Должностные обязанности" устанавливаются критерии оценки труда. К таким критериям можно отнести, например, соблюдение сроков подготовки документов и их соответствие установленным нормам, обеспечивающим юридическую силу документа.

    К дополнительным разделам относится и разд. "Порядок пересмотра должностной инструкции". В нем устанавливают или срок действия инструкции (например: "Инструкция подлежит пересмотру 1 раз в год"), или условия пересмотра должностной инструкции, в числе которых: изменение организационной структуры, пересмотр штатного расписания, появление новых видов работы, ведущих к перераспределению должностных обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и др. Данный раздел располагают в заключение должностной инструкции.

    Более информативно выглядят инструкции, в которых устанавливаются виды ответственности за каждый вид выполняемой работы.

    Для кадровых служб, например, характерны связи с территориальными отделениями Пенсионного фонда России, отделом соцобеспечения, военкоматом, Центром занятости и др.

    Содержит наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность данного работника и должностные лица, которыми он руководит, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника, требования к профессиональной подготовке и квалификации.

    Квалификационные требования делятся на два основных направления: уровень образования (общее, среднее, высшее, специальное) и практический опыт, т. е. стаж работы на аналогичной должности. Источником для их установления служат разделы "Должен знать" и "Должен уметь" Квалификационного справочника, однако каждая организация может конкретизировать требования к квалификации и образованию работника, исходя из своей политики работы с персоналом.

    Например, знание иностранного языка, определенных нормативных документов внешнего и внутреннего характера, умение работать с людьми, навыки работы с организационной техникой различного назначения, организаторские способности, аналитические способности, коммуникабельность и т.д.

    В этом же разделе отдельным пунктом перечисляют законодательные, нормативные и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться работник в своей профессиональной деятельности. Помимо актов общего действия сюда включают перечень внутренних организационных и распорядительных документов, которые должны быть известны работнику, занимающему ту или иную должность (устав, приказы и распоряжения руководителя организации, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка и др.).

    В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус должностного лица и условия его деятельности.

    Например, входит ли работник в состав какого-либо коллегиального органа по должности (для руководителей особенно важно закрепить их членство в аттестационных, квалификационных, бюджетных, кадровых и тому подобное комиссиях, а для рядовых сотрудников - возможность их включения в состав комиссий по приему - передаче дел, проведению инвентаризации, списанию имущества и других).

    Отдельный пункт посвящается конфиденциальности информации: любые сведения, полученные сотрудником в ходе служебной деятельности, не подлежат разглашению, кроме специально разрешенных к распространению согласно письменному указанию руководителя самостоятельного подразделения или вышестоящего руководителя.

    раздел «Функции», где перечисляют основные направления деятельности работника с учетом задач и функций структурного подразделения.

    Определяются направления деятельности специалиста.

    Формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее перечисляются конкретные виды работ, из которых складывается выполнение основной задачи.

    Например, основная задача работника канцелярии регистрация документов. В разных организациях она может предусматривать выполнение целого ряда разнородных и порой трудоемких работ. В одном случае регистрация документов ограничивается ведением одного или нескольких журналов. В других случаях к этому добавляются заполнение карточек, ведение компьютерного банка данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т. д.

    Отмечаются особенности подготовки, обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения тех или иных функций, порядок исполнения отдельных поручений.

    Инструкция должна закрепить виды работ и порядок их выполнения, а это связано с принятой в организации технологией документирования.

    Состав функций в конкретной должностной инструкции всегда индивидуален, даже если она составлена на основе типового документа

    Критерии успешности исполнения трудовых обязанностей (заранее формулируются критерии, по которым будет оцениваться успешность исполнения должностных обязанностей). Не в каждом случае такое описание возможно, но его наличие сильно помогает в дальнейшем.

    Права и обязаннности

    Руководитель устанавливает обязанности. то есть правила деятельности, правила поведения, которые должен выполнять специалист, работающий непосредственно под подчинением данного руководителя. Это самый трудный раздел. Все же остальные разделы вытекают из обязанностей работника.

    Перечисляются конкретные задачи, работы, операции, возложенные на специалиста

    Указывается форма его участия в управленческом процессе - руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д.

    Устанавливается порядок исполнения функций, видов работ, отдельных поручений, а также этические нормы, которые работник обязан соблюдать в ходе трудовой деятельности

    Права - инструмент выполнения обязанностей.

    Определяются права, предоставляемые специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.

    Например, я обязан составлять отчеты, но для этого я должен получать какие-то данные, то есть я имею право для этой обязанности требовать представления данных у определенной службы, у конкретного специалиста.

    Итак, для того, чтобы я мог выполнить свои обязанности, мне надо предоставить права. Если я могу обязанности выполнить без прав, то тогда они не нужны. Надо определить, что же мне нужно, для того, чтобы выполнить ту или иную обязанность и записать в раздел “Права”.

    Как правило, к ним относятся: доступ работника к определенной информации, принятие решений, получение данных, необходимых в работе, право визирования определенных видов документов, а также контроля (за оформлением документов, работой подчиненных, за соблюдением трудовой дисциплины и т. д.).

    Содержание раздела "Права" напрямую взаимосвязано с набором функций. Он устанавливает компетенцию конкретного работника и права, предоставляемые ему для выполнения возложенных на него обязанностей.

    Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

    Раздел «Права» может содержать следующие пункты:

    · права работника на самостоятельное принятие решений (перечисление вопросов, которые он имеет право решать самостоятельно);

    · права на получение информации, в том числе и конфиденциальной, которая необходима работнику для реализации его обязанностей ;

    · права на контроль (перечисление вопросов и действий, контролировать исполнение которых имеет право работник, выполняя свои функциональные обязанности или по поручению руководителя);

    · права давать распоряжения, указания и контролировать их исполнение (права требовать выполнения определенных действий от подчиненных);

    · права визировать, согласовывать, подписывать и утверждать документы конкретных видов .

    В данном разделе можно закрепить также право работника вносить предложения по совершенствованию деятельности, связанной с выполнением его непосредственных должностных обязанностей, по совершенствованию реализации функций и технологий, в выполнении которых он участвует и так далее.

    Раскрывает содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за факты непринятия своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям.

    В инструкции может быть установлена административная, дисциплинарная и материальная ответственность. Меры ответственности устанавливаются в соответствии с действующим законодательством и с учетом специфики работы организации. При подготовке этого раздела за основу следует брать разд. "Функции" и "Должностные обязанности", в соответствии с которыми и детализируется ответственность должностного лица.

    Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и не использование предоставленных ему прав.

    В должностной инструкции можно перечислить группы возможных правонарушений, характерные для определенного вида деятельности.

    Например, главный бухгалтер должен руководствоваться Законом РФ «О бухгалтерском учете», Налоговым кодеком Российской Федерации и иными документами, которыми и предусмотрена ответственность за конкретные правонарушения и неисполнение своих обязанностей главным бухгалтером.

    В необходимых случаях в тексте должностной инструкции конкретизируются положения о материальной ответственности работника по должности.

    Например, вы можете оговорить в должностной инструкции в разделе “Ответственность” следующее условие: если работник не будет выполнять свои обязанности, то он будет уволен по 33-ей статье. В этом случае он должен будет возместить фирме расходы на его питание, транспорт, машину фирмы и другие расходы.

    Если в должностной инструкции указать, что сотрудник при нарушении своих обязанностей должен возместить фирме все расходы, то это психологически очень сильно подействует на него. Но это условие обязательно должно быть оговорено в трудовом договоре. Применение любых санкций - это право администрации, а не его обязанность.

    Для материально ответственных должностей в обязательном порядке указывается необходимость заключения договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

    В отдельном пункте следует указать, что в соответствии с действующим законодательством работник несет ответственность вплоть до уголовной за следующие нарушения:

    ♦ разглашение сведений конфиденциального характера, утрата документов, содержащих такие сведения, нарушение установленных правил обращения с конфиденциальной информацией;

    ♦ передача посторонним лицам любых документов компании, не предусмотренная законодательством или интересами компании;

    ♦ сбор сведений, составляющих коммерческую тайну компании, если данные сведения не являются необходимыми для осуществления работником своих должностных обязанностей;

    ♦ незаконное получение денег, ценных бумаг, иного имущества, а равно незаконное пользование услугами имущественного характера за совершение действий (бездействия) в связи с занимаемым служебным положением;

    ♦ неправомерный доступ к компьютерной информации, создание, использование и распространение вредоносных компьютерных программ, нарушение правил эксплуатации компьютеров или компьютерной сети.

    Составляя текст данного раздела, необходимо помнить и о том, что число сформулированных пунктов в нем не должно превышать количества пунктов в предыдущем разделе «Права», а оптимальным считается примерно равное соотношение объемов предоставленных прав и ответственности.

    В “Поощрения ”, прежде всего, вносится оклад и различные выплаты, связанные с этим окладом.

    Хорошо, если в должностной инструкции отмечены показатели, по которым можно было бы примерную часть оплаты труда или увеличить, или уменьшить. Во многих фирмах, кроме оклада, устанавливаются различные поощрения: бесплатное питание, проезд на транспорте, другие социальные выплаты, связанные с отпуском.

    Если сотрудник работает по трудовому договору на неопределенный срок, то, естественно, ему платят за труд. Уволить его практически нельзя, и тогда стимула хорошо работать практически нет. Поэтому все-таки лучше в должностной инструкции, в разделе “Поощрения”, сделать акцент на результат, тогда появится стимул работать лучше.

    Если в контракте отмечено, что должностная инструкция, с которой ознакомлен работник, является неотъемлемой частью договора и может быть изменена только с согласия работника, тогда сотрудник может еще воспротивиться изменению своих обязанностей.

    Основанием для внесения изменений в должностную инструкцию является приказ директора предприятия. Приказ о внесении изменений издается при необходимости перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т.д.

    Кроме того, должностные инструкции должны быть заменены и заново утверждены в следующих случаях:

    · при изменении названия предприятия или структурного подразделения;

    · при изменении названия должности;

    · при изменении фамилии работника, замещающего данную должность (т.е. при увольнении прежнего работника и замене его другим), если инструкция, в виде исключения, была именной и содержала в заголовке к тексту фамилию и инициалы работника.

    Распределение должностных обязанностей между руководящими работниками предприятия устанавливается распорядительным документом-приказом директора

    Порядок разработки, согласования и утверждения должностных инструкций.

    infopedia.su не принадлежат авторские права, размещенных материалов. Все права принадлежать их авторам. В случае нарушения авторского права напишите сюда.