Руководства, Инструкции, Бланки

журнал учёта входящих документов образец

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Программа для регистрации и учета документов

Журнал регистрации

Существуют различные формы журналов учета. Зачастую, программы для ведения учета предлагают громоздкий многооконный интерфейс, затрудняющий превоначальное освоение программы.

Работа с подобным журналом учета корреспонденции вынуждает пользователя постоянно выискивать необходимые для выполнения того или иного действия пункты меню, то и дело открывать и закрывать новые окна, по которым разбросан функционал программы.

Образец журнала регистрации входящих и исходящих документов - электронный журнал учета, представленный на нашем сайте, - обладает рядом достоинств. Характерное название для программы выбрано неслучайно. УдобныйЖУРНАЛ действительно удобен: практически все действия по ведению журнала регистрации происходят всего лишь в двух окнах - главном окне и окне редактирования письма.

В УдобномЖУРНАЛЕ даже для внесения новых записей в связанные таблицы базы данных нет необходимости в открытии нового окна, хотя такая возможность также предусмотрена.

В структуре окна редактирования письма отражены особенности документооборота конкретного учреждения. На нашем сайте вы можете скачать программу учета в представленном виде. Но программа может быть также частично или полностью переделана в соответствии с требованиями Вашей организации.

  • Скачать программу учета
  • Цены
  • Купить
  • Удобный Журнал 2
  • Веб-приложение УЖ2
  • Все продукты
Программа регистрации документов
Удобный Журнал XP
Главное окно

Главное окно электронного журнала регистрации входящих и исходящих документов представляет из себя таблицу, содержащую наиболее важную информацию по письмам.
Каждая строка журнала позволяет составить полное представление о конкретном письме.

Действия, которые предполагается выполнить с выбранным письмом, находятся в непосредственном доступе в панели инструментов и дублируются в контекстном меню. Двойной щелчок левой кнопки мыши на строке с информацией о письме вызывает окно редактирования данного письма.

Окно редактирования письма

Окно редактирования письма имеет все инструменты для работы с полями таблиц реляционной базы данных, выбранной в соответствующем диалоге при начале работы с программой.

Вы можете вводить новые значения в связанные таблицы базы данных, не покидая текущее окно.

Окно выбора базы данных

При запуске программы предоставляется возможность выбора базы данных, которая будет использоваться при работе. Можно работать с файлом формата Microsoft SQL Server Compact Edition версии 4 или непосредственно с сервером Microsoft SQL Server.

По умолчанию выбран файл формата Microsoft SQL Server Compact Edition, который поставляется вместе с программой "Удобный журнал" и находится в одной папке с исполнямым файлом UZh.exe. Таким образом, для начала работы с программой можно просто нажать в этом диалоговом окне кнопку "Открыть".

Также имеется возможность указать путь к файлу базы данных в ярлыке программы. Например, при использовании ключа -sqlcepath "C:\db\myBase.sdf" соответствующий путь будет указан в поле выбора файла базы данных при запуске программы.

Окно печати

Вывод на печать журнала регистрации писем осуществляется из главного окна программы.
При печати журнала учета можно выбрать записи для вывода на печать и применить центрирование таблицы на листе.

Главное окно - Меню

Команды панели инструментов главного окна программы продублированы в контекстном меню.

При нажатии правой кнопки мыши осуществляется выбор строки, находящейся в данный момент под курсором.

Главное окно - Поиск по номеру письма

В главном окне реализована возможность поиска-фильтрации писем по входящему номеру.

В таблице будут отображены все письма, в номере которых содержатся введенные в поле поиска цифры.

Главное окно - Поиск по контрагенту

Кроме поиска по входящему номеру, есть также возможность поиска письма по наименованию клиента с автозаполнением строки поиска по первым буквам введеного слова.

Поиск оптимизирован и осуществляется не по всем имеющимся клиентам в соответствующей таблице базы данных, а только по тем, с которыми связаны конктретные письма.

Kонтрагенты

Возможность ввода новой записи в таблицы базы данных присутствует в самом окне "Редактирование письма": просто впишите необходимое значение в поле с выпадающим списком.
Если введенное значение отстутствует в базе данных, будет выведен запрос на сохранение, и, в случае подтверждения, новая запась появится в базе данных, и содержимое выпадающего списка будет соответственно обновлено.

Окно редактирования письма - Поля

Измененные в процессе редактирования поля помечаются специальным значком.

Визуальный контроль введенных изменений значительно облегчает работу с формой редактирования письма.

Окно редактирования письма - Автозаполнение

В окне "Редактирование письма" реализовано автозаполнение исходящего номера.

В данном случае исходящий номер строится на основе входящего с учетом принятого в организации правила присваивания номеров.

Справочники

Окно, позволяющее редактировать записи таблицы базы данных, вызывается из окна "Редактирование письма" нажатием кнопки, расположенной справа от каждого поля с выпадающим списком. При работе с файлом базы данных SQL Server CE можно удалять записи без каких-либо ограничений. При работе с SQL Express можно удалять только не связанные по внешнему ключу записи.

Главное окно - Экспорт

В программе предусмотрен экспорт всего журнала или только выделенных записей в Excel. При выводе на печать также есть возможность выбора одной или нескольких записей.

журнал учёта входящих документов образец:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Журнал регистрации входящих документов

    Журнал регистрации входящих документов Составление номенклатуры дел

    Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

    Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет)хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

    Сроки хранения документов определяются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.

    В организациях составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел организации.

    Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с архивом и службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и предоставить ее в службу ДОУ.

    Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений.

    Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. В случае коренных изменений функций и структуры организации сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново.

    Названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой организации. Периодические издания в номенклатуру дел не включаются.

    Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

    В графе 1 – проставляется индекс каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами,например: 12-05, где 12 – обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. Первым разделом номенклатуры является «секретариат» («дирекция», «отдел ДОУ», «общий отдел») ему присваивается индекс 1, другие структурные подразделения располагаются по степени значимости. При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов можно использовать направления деятельности предприятия или должности руководителей и специалистов: 1- генеральный директор, 2- заместитель директора, 3- коммерческий директор. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

    В графе 2 – включаются заголовки дел (томов, частей).Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (разные материалы, общая переписка), также вводных слов и сложных оборотов.

    Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида документа (переписка, приказы); название организации или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

    В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в дела (планы, отчеты, доклады), например: «Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)».

    В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: «Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией». В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:«Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности». В заголовках дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:«Переписка с ВНИИДАТ по вопросам научно-методической работы».

    При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: «Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения».

    Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например: «Переписка с филиалами РГАНТД (г.Самара) об использовании архивных документов».

    В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: «Годовые отчеты ЗАО «Большевский текстиль» о работе автотранспорта».

    Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

    Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

    Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

    Графе 3 – заполняется по окончанию календарного года.

    В Графе 4- указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный со службой ДОУ срок хранения.

    В графе 5 – «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах (например, переходящие с 2000 г), выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

    Если в течение года в организации возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

    По окончанию года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

    Киноцентр «Темп» УТВЕРЖДАЮ

    НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Генеральный директор кино центра

    00.00.0000 № 00 подпись И.О.Фамилия

    Журнал регистрации входящих документов

    Журнал регистрации входящих документов

    Каждая организация зачастую получает входящие документы из других компаний или от контролирующих органов. Для того, чтобы в дальнейшем иметь возможность оперативно найти поступившую деловую бумагу, необходимо освоить правила регистрации входящей корреспонденции. В этом как нельзя кстати поможет журнал регистрации входящих документов, о котором мы расскажем в сегодняшней статье.

    Из данной статьи вы узнаете:

    • какую входящую документацию необходимо регистрировать;
    • что такое журнал регистрации входящих документов;
    • какие еще существуют способы регистрации входящей корреспонденции.

    В любой организации очень пристальное внимание необходимо уделять регистрации входящих документов. От этого во многом зависит успешность деятельности компании, если речь идет о входящих документах от партнеров, с которыми заключаются различные сделки. В данном случае несвоевременная регистрация или утеря входящего документа может не только отразиться на деловом имидже организации, но и стать причиной убытков и потраченного времени. Чтобы избежать подобных неприятностей, давайте рассмотрим, какие входящие документы подлежат обязательной регистрации и как это сделать с помощью журнала регистрации.

    Входящая документация, подлежащая регистрации

    Вся входящая корреспонденция должна просматриваться и регистрироваться (при необходимости) в день ее получения ответственным лицом. Как правило, в любой организации данная обязанность возлагается на секретаря, который должен уметь сортировать входящие документы в соответствии с их срочностью и ценностью. Именно секретарь решает, какие документы в дальнейшем попадут на стол руководителя, а какие отправятся в мусорную корзину, поэтому необходимо отнестись достаточно скрупулезно к процедуре отбора входящих бумаг.

    Для начала следует выделить такие деловые бумаги, как документацию из контролирующих органов. Их необходимо регистрировать сразу же при получении и передавать руководству или ответственным сотрудникам. Пренебрежительное отношение к данной документации может обернуться как небольшими неприятностями, так и административным наказанием, поэтому рекомендуем отнестись внимательно к данным письмам.

    Следующие письма, требующие не менее пристального внимания, принадлежат организациям-партнерам, с которыми ваша компания совместно ведет деятельность. К этой группе относятся как письма от компаний, занимающихся обслуживанием (к примеру, организации, обслуживающие ваш офис, рабочую технику и т.д.), так и непосредственные клиенты. В данном случае любое письмо может содержать полезную информацию о каких-либо сделках, договорах, изменениях в тарифах или условиях сотрудничества. Именно поэтому подобная входящая документация должна быть зарегистрирована и передана сразу же при получении.

    Правила регистрации документов

    Журнал регистрации входящих документов

    Самым простым и надежным способом регистрации входящих документов на данный момент является журнал регистрации входящих документов. С его помощью можно без труда зарегистрировать любую входящую деловую бумагу и с легкостью найти ее, если это будет необходимо. При регистрации используется стандартный набор реквизитов, который содержит:

    • регистрационный номер входящего документа;
    • дата регистрации (поступления) документа;
    • сведения о корреспонденте (наименование организации – автора документа; должность и Ф.И.О. лица, подписавшего письмо);
    • краткое содержание письма;
    • способ доставки (можно указать номер почтового отправления);
    • количество экземпляров письма;
    • сведения об адресате (Ф.И.О. и должность лица, на имя которого поступило письмо либо наименование организации);
    • Ф.И.О. и должность сотрудника, которому был передан входящий документ для принятия управленческого решения, ознакомления или исполнения.

    Делопроизводство по обращениям граждан: регистрация, контроль и хранение

    Отметим, что журнал регистрации входящих документов используется в компаниях с небольшим объемом документооборота. Это обусловлено тем, что при большом потоке входящей документации ручное заполнение регистрационной формы становится затруднительным.

    Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

    В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

    Прочие способы регистрации входящих документов

    Существуют различные формы регистрации документов. Помимо журнальной регистрации, также применяется карточная форма. При ее организации заполняются регистрационно-контрольные карточки, из которых формируются картотеки. Каждая такая карточка содержит краткую информацию о документе (дату регистрации, индекс, краткое содержание и отметку об исполнении).

    В свою очередь картотеки (как и журналы) могут подразделяться на 2 части: по исполненным и неисполненным документам. При такой организации очень легко следить за исполнением, своевременно перемещая материалы из одной картотеки в другую.

    Ведение журнала регистрации корреспонденции в MS Office Excel 2010

    Электронная форма регистрации документов осуществляется с помощью специального программного обеспечения. Как правило, такая форма регистрации имеет вид базы данных, состоящей из электронных карточек. По аналогии с карточной формой, в них вносятся краткие сведения о документе и его местонахождении. Такая форма регистрации позволяет в короткие сроки отыскать нужные бумаги по дате их регистрации, индексу и т.д.

    Журнал входящих документов образец - добавлено 115 комментария(ев)

    Журнал входящих документов образец

    Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению. На фоне отсутствия четких инструкций все чаще из уст секретарей звучат просьбы помочь направить входящий документопоток в нужное русло и разобраться с «запутанными» ситуациями, связанными с поступившими документами. Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя. Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы. Разрабатывая маршрут прохождения документа, полученного от сторонней организации, следует руководствоваться главным принципом делопроизводства — целесообразностью, т. Результатом должен стать четко и детально прописанный процесс работы с документами. Сортировка Документы в офис попадают разными путями: их может принести почтальон или курьер, оставить клиент. Не менее популярны для передачи документов факс и электронная почта. Кроме того, в последнее время появился новый способ обращения к руководству и специалистам компании — через форму обратной связи, предлагаемую на официальных сайтах. Вне зависимости от способа поступления документов, необходимо проверить правильность адресования доставкицелостность упаковки если есть и полноту вложений. Ошибочно доставленные документы возвращаются в почтовое отделение или направляются отправителю с приложением акта. Конверты с пометкой «Лично», не вскрывая, передают адресату. Конверты упаковка прилагаются к письму в случаях, если обратный адрес указан только на конверте. Кроме того, целесообразно оставлять конверты, содержащие судебные документы. Во всех остальных случаях конверты после изъятия из них вложений можно выбросить. Допустимо ли вскрывать конверты входящих писем, если в адресе помимо наименования организации указана фамилия сотрудника? Дело в том, что большая часть писем, адресованных, например, лично генеральному директору, не имеет первостепенной важности и фактически может и должна быть передана не первому лицу компании, а нижестоящим структурным подразделениям. Письма с пометкой «Лично» принято передавать адресату не вскрывая. Данное правило смело можно распространить на письма, адресованные конкретному сотруднику. Однако письма, поступившие на имя руководителя предприятия, не являются частной перепиской. В данном случае фамилия руководителя на документе — лишь элемент делового этикета. Такие письма не только вскрывают и регистрируют, но и, оценив содержание, передают на рассмотрение тому уполномоченному лицу, в чье ведение входит решение перечисленных в документе вопросов. Поступившие извне документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые. Допускается передавать напрямую документы, адресованные конкретному сотруднику. Не подлежат регистрации приглашения, поздравления, а также письма рекламного характера. Они передаются адресатам или в профильные подразделения. Зачастую рекламодатели всячески стараются придать «важность» своим коммерческим предложениям: они проставляют исходящий номер, оттиски печати и направляют их заказным письмом. Существуют письма, содержащие спам, но упакованные в конверты с отметками «ВАЖНО! Наличие почтового уведомления, исходящего номера или иных отметок на коммерческом предложении не должно влиять на его значимость в глазах секретаря. Такие письма передаются в профильные подразделения без регистрации. Особую часть поступивших документов составляют бухгалтерские счета, акты выполненных работ и т. Бухгалтерский документооборот отличается от общего и регламентируется не инструкцией по делопроизводству, а учетной политикой компании, в которой нет ни слова о роли секретаря или службы ДОУ в бухгалтерском учете. Другими словами, поступившая бухгалтерская документация должна быть передана в бухгалтерию без регистрации. Учет и сохранность таких документов должен организовать главный бухгалтер силами своих подчиненных. Однако многие секретари сталкиваются с ситуациями, когда утрата таких документов вменяется именно сотруднику, ответственному за обработку поступившей корреспонденции. В результате они тратят неоправданно много времени на регистрацию бесчисленных счетов, накладных и счетов-фактур, что не только не застраховывает от их потери, но и никак не восполняет утрату. В любом случае с регистрацией или без таковой утраченный бухгалтерский акт или счет-фактура восстановимы: достаточно связаться с контрагентом и попросить продублировать потерянный документ, что продуктивнее, чем тратить время на поиск виновных или взваливать на секретаря неоправданную нагрузку по регистрации документов. Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу? Вопрос, к какой категории — регистрируемых или нерегистрируемых — отнести документы, полученные по факсу или электронной почте, вызывает много споров. Многие корифеи делопроизводства придерживаются мнения, что такие документы не имеют юридической силы, а посему не подлежат не только регистрации, но и рассмотрению. Это мнение подтверждают требования безопасности при предоставлении третьим лицам персональных данных, банковской тайны и т. С другой стороны, подобные взгляды идут вразрез с современными технологиями, призванными ускорить решение многих вопросов. Во многих компаниях факс — основной канал обмена информацией: так, в туристическом бизнесе бронирование осуществляется преимущественно по факсу. Центральный банк России рассылает электронные версии своих указаний и запросов без досылки бумажного носителя. На правительственном уровне взят курс на повсеместный переход к электронному документообороту. Игнорирование запросов клиентов, а тем более вышестоящей организации или контролирующего органа прокуратуры, МВД, налоговой службыпоступивших по факсу, может повлечь негативные последствия. Кроме того, секретари по опыту знают: каждый присланный факс сопровождается «подтверждающим» звонком, когда автор запроса уточняет получение факса, спрашивает фамилию принявшего. В будущем он неоднократно позвонит, чтоб узнать, на какой стадии находится рассмотрение вопроса. Вы готовы держать в памяти все поступающие факсы? Так как же быть? Если перед вами не реклама, не присланный кому-то из сотрудников текст и автор запроса указал о себе полную информацию, то регистрируйте. Решение отвечать на запрос или оставить его без внимания не входит в компетенцию секретаря. В Федеральном законе от 02. В нашу организацию приходят письма от индивидуальных предпринимателей или организаций без исходящего номера документа. Это объясняется тем, что у них отсутствует документооборот. Могу ли я их принимать и регистрировать, и если нет, то чем это регламентируется? Ведь не принимать документы я не могу. Отсутствие регистрационного номера или даты документа, несоответствие расположения реквизитов, а также рукописное изложение текста не дают оснований для отказа в регистрации. Такие документы регистрируют в общем порядке. Документы, подлежащие регистрации, могут иметь разную степень значимости. Сжатые сроки для ответа и суровые штрафы за несоблюдение этих сроков содержатся в Налоговом кодексе Российской Федерации НК РФ и ряде ведомственных инструкций. Поэтому на данном этапе следует вычленить из общей массы поступившей корреспонденции документы группы риска — они подлежат первоочередной регистрации. В зависимости от характера переписки документы могут также сортироваться по видам например, в отдельную группу откладывают и регистрируют обособленно обращения граждан. Приведем пример: Извлечение из Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации утверждена приказом Генпрокуратуры РФ от 29. Поступающая корреспонденция регистрируется в зависимости от вида и содержания документа на алфавитной или ведомственной карточке. В первую очередь регистрируются документы особого контроля, поручения руководства и обращения с личного приема. Корреспонденция, изъятая из ящика «Для обращений и заявлений», регистрируется в общем порядке. Регистрация На документах, подлежащих регистрации, проставляется отметка о поступлении. Отметка должна содержать наименование организации, дату при необходимости — часы и минуты поступления и учетный номер. В ряде организаций также указывают количество листов документа. Для удобства используют штампы или датеры. Согласно приложению А к ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» за данной отметкой закреплен правый нижний угол лицевой стороны документа. Нумеруют входящие документы валовой нумерацией в пределах календарного года. В случае необходимости входящий номер может быть дополнен опознавательным индексом. Например, при регистрации обращений граждан принято дополнять входящий индекс первой буквой фамилии заявителя. Регистрационный номер также можно дополнить информацией о способе поступления документа. Например, индекс Ф указывает на то, что документ поступил по факсу, а индекс Э или ЭП напомнит, что обращение пришло по электронной почте. Если в организации принята децентрализованная система регистрации поступающей корреспонденции, входящий номер следует дополнить индексом подразделения, осуществлявшего регистрацию. Индекс подразделения целесообразнее брать из номенклатуры дел. Документы, поступившие в организацию, регистрируются один раз в день поступления. Исключение составляют обращения граждан, которые допускается регистрировать в течение 3 дней с момента поступления. В дальнейшем при передаче из подразделения в подразделение документ учитывается под своим первоначальным входящим номером. Никакие дополнительные регистрационные индексы внутренних структурных подразделений на нем не ставятся. Регистрацию документов можно вести в журнале учета, на специальных регистрационных карточках или в электронном виде используя Excel или СЭД. Основная информация о поступившем документе, вносимая в регистрационную форму: дата поступления документа; индекс и дата, указанные на документе отправителем; наименование корреспондента; вид документа приказ, инструкция, требование, запрос и т. В зависимости от специфики компании в учетную форму могут вноситься иные сведения. Например, кредитные организации при регистрации запросов налоговой службы указывают наименование компании, в отношении которой сделан запрос. Заполняя поле «Индекс и дата, указанные на документе отправителем» в электронном формате, придерживайтесь принципа единообразия. В случае поступления повторного документа с уже имеющимся в базе индексом программа сообщит об этом, экономя ваше время на дублировании выполненной работы. Это особенно актуально, если документ уже был ранее получен по факсу. В данном случае регистратору следует внести информацию о поступившем ответе в журнал базу учета исходящих документов Пример 1. Если да, то какой документ регламентирует это? Информацию о возврате недоставленного письма целесообразнее указывать в журнале учета исходящей корреспонденции Пример 2. А вот регистрировать их в журнале поступившей корреспонденции не. Полученные документы, в зависимости от затронутых в них вопросов и принятой в организации системы рассмотрения документов, раскладываются по папкам, которые передают на рассмотрение первому лицу компании, его заместителям или главному бухгалтеру. Если на предприятии внедрена СЭД, документ сканируют, прикрепляют к учетной карточке и в таком виде направляют уполномоченным лицам на рассмотрение. Сотрудник, ответственный за учет полученной корреспонденции, должен быть осведомлен о разделении полномочий между руководителями предприятия. Результатом рассмотрения является резолюция, которую руководитель или уполномоченное лицо накладывает на документ. В ней указывается, что, кому и в какие сроки поручает сделать руководитель в отношении указанных в документе вопросов. Руководитель уполномоченное лицо может изложить поручение на документе или в электронной карточке, если на предприятии принят электронный документооборот. Допускается оформление резолюции на отдельном листе обычно формата А5 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится Пример 3. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в. Для типовых документов, требующих однотипных процедур исполнения, целесообразно заготовить шаблоны резолюций. ПРИМЕР 3 Оформление резолюции на отдельном листе ОАО «РОМАШКА» ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДИРЕКТОРА ПО ЭКОНОМИЧЕСКОЙ БЕЗОПАСНОСТИ Кому: Петрову Поручение: Прошу провести проверку изложенных фактов и подготовить ответ. Содержание резолюции вносится в учетную форму если это не было сделано автоматически в СЭД. При бумажном документообороте документ тиражируют по числу исполнителей и незамедлительно передают в подразделения, при этом факт передачи подтверждают личной подписью исполнителя в журнале учета или в резолюции напротив соответствующей фамилии. Документы, поступившие в электронном виде, перенаправляются исполнителям по электронной почте с указанием в теле электронного сообщения, кто распорядился направить документ данному сотруднику и с какой целью. Содержание резолюции поручения излагается дословно, без искажения. Например: Направляется по поручению главного бухгалтера для включения в бюджет 2012 года. По почте к нам поступил документ на бланке с регистрационным номером, направленный в юридическую службу, но как таковой юридической службы у нас нет — есть просто юрист. Документ содержит вопросы и подписан ведущим экономистом и начальником отдела кадров. Имеет ли право юрист дать ответ и поставить свою подпись на бланке нашей организации? Порядок рассмотрения поступивших извне запросов и подготовки ответов определяется внутренними инструкциями, принятыми в организации. Третьи лица в данном случае — направившие запрос не вправе указывать, какой сотрудник организации должен рассмотреть их письмо. Это право принадлежит исключительно руководителю вашей компании. Если он делегировал юристу полномочия вести переписку от имени организации, юрист может поставить свою подпись под ответом. В данном случае ответ оформляется обычным порядком на бланке организации. Исполнение документа Под исполнением понимают решение поставленных в документе вопросов. Так, исполнением приказа вышестоящей организации может быть проведение каких-либо мероприятий, пересмотр порядка ведения определенных процессов. Выполнение жалобы гражданина подразумевает проверку изложенных фактов. Как правило, итогом исполнения документа является ответ. Однако не все документы, поступившие в организацию, требуют исполнения и ответа. Часть из них присылается в порядке информации. Каким должен быть срок исполнения входящего письма, если руководитель не указал в резолюции срок исполнения? Сегодня единых сроков ответа на запрос не установлено. Коммерческие организации сами вправе устанавливать их на письма-запросы. Эти сроки закрепляются во внутренних нормативных документах. Если ни в тексте документа, ни в резолюции руководителя нет указания сроков, современный деловой этикет предписывает дать ответ в течение 10—14 дней. Этого времени обычно достаточно, чтобы разобраться в ситуации. Однако в настоящее время ГСДОУ не является нормативным документом и ее положения можно рассматривать не более чем как рекомендации. При установлении сроков ответа следует внимательно изучить нормативные документы, регламентирующие направление деятельности конкретной организации. Сроки рассмотрения письменного обращения 1. Письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения. Извлечение из Налогового кодекса Российской Федерации Статья 86. Банки обязаны выдавать налоговым органам справки о наличии счетов в банке или об остатках денежных средств на счетах, выписки по операциям на счетах организаций индивидуальных предпринимателейа также справки об остатках электронных денежных средств и переводах электронных денежных средств в соответствии с законодательством Российской Федерации в течение трех дней со дня получения мотивированного запроса налогового органа. Документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, представляются в течение 10 дней 20 дней — при налоговой проверке консолидированной группы налогоплательщиков со дня получения соответствующего требования. Лицо, получившее требование о представлении документов информацииисполняет его в течение пяти дней со дня получения или в тот же срок сообщает, что не располагает истребуемыми документами информацией. Извлечение из Налогового кодекса Российской Федерации Статья 126. Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля 1. Непредставление в установленный срок налогоплательщиком плательщиком сбора, налоговым агентом в налоговые органы документов или иных сведений, предусмотренных настоящим Кодексом иными актами законодательства о налогах и сборах, если такое деяние не содержит признаков налоговых правонарушений, предусмотренных ст. Непредставление банком справок выписок по операциям и счетам в налоговый орган Непредставление банком справок о наличии счетов в банке или об остатках денежных средств на счетах, выписок по операциям на счетах в налоговый орган в соответствии с п. Отметка об исполнении документа Информацию об исполнении вносят в журнал базу учета входящих документов Пример 4. Помимо номера и даты ответа можно указать способ передачи ответа почтой, лично и т. Не доверяйте своей памяти: если в процессе прохождения документа возникли осложнения ошибочная засылка, нарушение срока предоставления ответа и т. Также следует вернуться к учетной записи в случае продолжения переписки. Ниже приведена типовая схема прохождения входящих документов. Петров Акт проверки 44 от 03. Москвы Об участии в субботнике Кузнецов Издан приказ 34 от 05. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения одобрена Коллегией Главархива СССР 27. Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели. Законопроект «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части совершенствования механизмов профилактики производственного травматизма и профессиональной заболеваемости » Адрес редакции: г.

    Никакие дополнительные регистрационные индексы внутренних структурных подразделений на нем не ставятся. Корреспонденция, изъятая из ящика «Для обращений и заявлений», регистрируется в общем порядке.