Руководства, Инструкции, Бланки

как вести протоколы совещаний образец

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Ведение делового совещания - Студопедия

Ведение делового совещания

Деловое совещание— это способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов.

Формы делового совещания. съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Они классифицируются в зависимости от важности и содержания вынесенных на обсуждение проблем и решаемых задач, а также места, времени и продолжительности работы.

Чаще всего деловые совещания проводятся по следующим поводам: при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение; при условии, что решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы; в том случае, если для решения вопроса необходимо воспользоваться мнениями различных групп работников.

Практика деловой жизни показывает, что деловые совещания более эффективны, чем просто административные решения узкого круга управленцев, но плохо подготовленные и проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред: пожирают дорогостоящее время людей, отрывая их от основной работы.

В наиболее общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: принятие решения о его проведении, определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы, подготовка руководителя, подготовка доклада и проекта решения, предварительная подготовка участников и помещения, а при необходимости — размещения, питания, проезда участников к месту заседания.

Ведение делового совещания. Начинать совещание нужно точно вовремя и сразу согласовать с его участниками правила совместной работы, например, об ограничении времени выступлений или о порядке принятия решений. После чего следует одному из участников поручить ведение протокола.

Ведущий совещание обычно выбирает один из двух основных стилей его ведения: дипломатический или авторитарный.

Выбор способа поведения зависит от поставленных целей, а также от конкретной ситуации, в которой вы будете проводить то или иное совещание. Дипломатия в общении здесь уместна в следующих случаях: достаточно времени, чтобы обсудить все доводы; решение будет успешно внедрено только тогда, когда его признают все участники обсуждения; участники совещания понимают проблему и знают варианты ее разрешения; возникли большие разногласия, и необходимо переубедить несогласных в правильности принимаемого решения. Авторитарное поведение допустимо, если по каким-либо причинам нельзя обратиться к помощи партнеров. Это бывает в том случае, если необходимо как можно быстрее принять решение.

Психологи утверждают, что оба стиля поведения — дипломатический и авторитарный — могут приводить к успеху. Однако авторитарное ведение совещания следует отнести к нежелательным исключениям.

В процессе проведения делового совещания важно контролировать его ход. Ведущий совещание в процессе работы следит за регламентом, «удерживая» выступающих в рамках обсуждаемой темы, вовлекая «малоактивных», останавливая «словоохотливых», определяя порядок предоставления слова, задавая необходимые вопросы, осуществляя перефразирование и подведение промежуточных итогов, давая заключительный комментарий проведенного совещания. Следует помнить, что деловое совещание предполагает возможность критики предметных позиций, а не личностных особенностей того, кто ее высказал, причем рекомендуется соблюдать правило: отметить вначале совпадение позиций, а затем обсудить различие разных позиций и подходов к решению проблемы, убедительно аргументируя достоинства и недостатки каждой альтернативы. В случае если вы попали под огонь критики, полезно перевести атаку на себя в атаку на проблему: «Я рад, что вас волнует тот же вопрос, и вы пытаетесь найти наилучшее решение. ». Главное — не победить в споре, а продвинуться в решении проблемы.

В целях снятия пассивности участников могут применяться высказывания по кругу.

Различные формы поведения участников на собрании :

а) конструктивная роль. проявление инициативы, повторное изложение проблемы, внесение предложений, запросы об информации, мнениях, мыслях, сообщение информации, мнений, идей, выявление связей между имеющимися данными, оценка проблемы;

б) способствование ходу собрания. поддержка, стимулирование выступающих, «расчистка пути», формулировка и контроль за соблюдением установленных в группе правил, организация группового процесса и формирование общественного сознания, посредничество, поиск компромиссов, снятие напряженности;

в) отрицательная роль. агрессивное поведение, блокирование принятия решения, самолюбование, соперничество, поиск сочувствия.

Каждое деловое совещание должно заканчиваться принятием решения . Неуспех многих совещаний часто объясняется тем, что реально имеется слишком много альтернатив и возможностей. В такой ситуации менеджер и его группа оказываются дезориентированными и совещание ни к чему не приводит. Чтобы этого не происходило, выделим наиболее общие рекомендации по выработке решений деловых совещаний :

1. На правах ведущего задайте рациональную структуру обсуждения. Уделяйте внимание каждому с помощью визуального контакта или других приемов внимательного выслушивания мнений.

2. Выявите проблему и четко сформулируйте ее сущность. Дайте возможность всем присутствующим высказаться о проблеме. Отметьте чувства, возникшие вокруг ключевых

идей. Сделайте резюме, касающееся проблемы и способов ее решения, привлекая при этом мнение присутствующих.

3. Определите цели. Для этого обсудите возможность идеального решения проблемы, даже если это кажется недостижимым. Предпримите усилия, чтобы вовлечь каждого из присутствующих в процесс определения проблемы и постановки целей.

4. Ищите возможность выработки альтернатив. Оказывайте поддержку авторам новых идей. Постарайтесь поощрить каждого из них. Рассмотрите хотя бы три альтернативы (нет настоящего выбора, если не имеется, по крайней мере, трех вариантов).

5. Готовьтесь к действию. Постарайтесь, чтобы у каждого была четкая инструкция его личных действий. Убедитесь, что все последующие шаги четко поняты, и каждый будет

продвигаться к взаимосогласованной цели. В конце совещания подведите его итоги.

Завершение делового совещания и составление протокола . Обычно это итоговое заключение стараются опустить — все устали и торопятся. Но, потратив на него, немного времени, вы сильно продвинетесь в исполнении задуманного. Именно на конечном этапе часто теряются хорошие идеи и действия. Эффективно проведенное совещание должно иметь конкретные последствия.

Ведущему совещание при подведении итогов обсуждения того или иного вопроса при обобщении важнейших положений целесообразно выяснить у присутствующих, все ли его правильно поняли: «Даже если вы не требуете формального согласия, в конце собрания следует обратиться к присутствующим вот с такой фразой: «Мы сейчас договорились. Все ли согласны с этим?» После этого нужно убедиться в правильности реакции собрания».

Завершайте совещание в точно назначенное время. Таким образом, вы обеспечите себе репутацию умелого организатора. При проведении последующих заседаний участники будут уже сами себя дисциплинировать и стремиться к своевременному выполнению повестки дня; никто не будет затягивать свое выступление и занимать время следующего участника.

Хотя для любого руководителя главное в деловом совещании — его итог, качественность, эффективность принятого решения, тем не менее, очень важны и чисто психологические последствия подобного мероприятия. Люди должны уйти с совещания, не испытывая раздражения по поводу происходившего, не ощущая антипатии к кому-то из коллег, чье мнение получило признание большинства, и не испытывая чувства дискомфорта, если, скажем, какая-то собственная идея таким признанием не пользуется.

На заключительном этапе совещания важно не забыть зафиксировать, кто и что будет выполнять, И кроме того, следует проследить, чтобы все присутствующие получили протокол результатов совещания . На основании этого официального документа руководство вправе требовать от сотрудников выполнения принятых решений.

Протокол, в котором правильно зафиксированы основное содержание выступлений и формулировка принятых решений, может оказаться неоценимым помощником в служебных конфликтах, возникающих на почве непреднамеренного или умышленного искажения чьей-либо мысли, забывчивости или непонимания сути дела. Протокол отражает фактическое состояние рассматриваемого вопроса на предприятии на день и час совещания.

В формуляр протокола входят: наименование ведомства, наименование учреждения или предприятия, название вида документа (протокол), дата заседания, индекс (номер), место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок, куда входит наименование коллегиального органа или конкретного совещания, указание фамилий председателя и секретаря, состав присутствующих, повестка дня, текст по форме; слушали — решили (постановили), подписи председателя и секретаря. В зависимости от полноты фиксации хода совещания выделяют краткий и полный протокол. В кратком не приводятся полные тексты выступлений, а указываются только повестка дня, фамилии выступавших, тема выступлений и принятые решения. Полные протоколы дают возможность судить ее только о характере совещания, как это имеет место в случае краткого протокола, но и о деятельности предприятия, учреждения, фирмы в целом. Полный протокол обычно ведут с помощью стенографической или магнитофонной записи.

Важно, чтобы при составлении протокола обеспечивалась его юридическая полноценность, которая определяется наличием всех необходимых реквизитов, правильным их оформлением и строгой достоверностью информации, отраженной в протоколе. Нередко на совещаниях решения принимаются путем голосования, поэтому в протоколе должно быть указано число присутствующих (ибо от этого зависит кворум, установленный уставом предприятия или законом), а иногда и явочный лист с подписями присутствовавших на заседании (например, в случае присуждения ученых степеней и званий, прохождения по конкурсу).

© studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам

как вести протоколы совещаний образец:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Как оформить протокол совещания образец - для вас

    Как оформить протокол педсовета образец

    черта с места работы эталон и особенности составления по требованию. Подписи располагают от границы левого поля, отделив их от текста 2-мя- 3-мя межстрочными интервалами. Протокол был составлен на последующий денек и подписан через денек после окончания заседания 16 января.

    Протоколы педсоветов ведутся аккуратненько, без ошибок и исправлений, по порядку. дальше с красноватой строчки запишите повестку денекка, где уточните темы всех вопросов, разложив их.

    Как оформить протокол разногласий к договору протокол

    Модель состоит изуказания на последующие деяния, отвечающего на вопрос что сделать. исполнителя (ответственного за выполнение) и срока выполнения. Протокол совещания составляем при директоре, его пример написания и эталон скачать. Часть нормативных требований может быть отнесена и к тому, что мы называем оформлением документов.

    Протокол типовые требования к оформлению и

    Как и о чем стоит уведомлять участников совещания? Написание, составление, структура, пример, шаблон, эталон, форма. В ряду управленческих документов особенное место принадлежит протоколам.

    Подготовка совещаний и оформление протокола

    В этом случае заголовок отвечает на вопрос о чем говорится в документе. Так же как и ранее создаете комисиию о проверке познаний, просто в.

    принципиальные заседания могут стенографироваться, выступления и доклады записываться на диктофон. Какие материалы следует собирать еще до. но таким образом оформляется состав присутствующих, если ихколичество не превосходит 15-ти человек.

    Если у организации есть вышестоящая организация, то ее наименование указывают выше наименования организации создателя документа, лучше в сокращенном виде (см. эталон протокола родительского собрания в школе либо в детском саду (доу), пример ведения. Примерный типовой эталон коллективного контракта можно без труда скачать безвозмездно в.

    Текст основной части протокола составляется в согласовании с последовательностью вопросов, установленных повесткой денекка. Не случаем федеральный закон обакционерных обществах и другие правовые акты уделяют особое внимание составу инфы этих документов, то есть их содержанию. Каждый раздел состоит из 3-х частей для полного протокола слушали, выступлибо, постановлибо (решлибо) либо из 2-ух для лаконичного. В свою очередь, текст каждого раздела выстраивается по схеме слушали выступлибо постановлибо либо решлибо. По короткому протоколу нереально представить ход обсуждения вопроса, высказанные представления, замечания, процесс выработки распорядительной части, т.

    Протокол согласительного совещания образец - на первоисточнике

    Подготовка совещаний и

    эталон дизайна протокола согласительного совещания у. Если речь на совещании пойдет об информировании подчиненных по какой-то дилемме, о объяснении принятого ранее решения и др. Протокол согласительного совещания оформляется в согласовании с. Как найти срок хранения документов по личному составу в связи с последними мартовскими переменами в законе об архивном деле?

    Если на заседание приглашены другие должностные лица собственной организации, то они перечисляются в разделе в алфавитном порядке (фамлибоя и инициалы) без указания должности. Заседание совета директоров акционерного общества продолжалось 2 денька 13 и года.

    Протокол совещаний образец

    основная о фст рф деятельность деятельность по рассмотрению разногласий и. В статье тщательно разобраны все реквизиты протокола с разъяснением вариантов их дизайна и эталонами целых документов. Iii шагу выполненных работ (услуг) муниципального договора от г.

    Образцы документов протоколы

    эталон дизайна лаконичного протокола оперативного совещания у управляющего. Реквизиты протокола, варианты его дизайна и эталоны целых. Форма воззваний и порядок их рассмотрения общественная приемная. В ходе подготовки заседания поочередно появляются документы, которые потом становятся приложениями к протоколу, либо в него перетекает информация из их.

    Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки денька, по которому готовят выписку. Таким образом, повестка денька сразу является документом оповещения о дальнейшем заседании и приглашением участников. определенную дату готовности протокола может назначить управляющий, который вел совещание, либо председатель повсевременно действующего коллегиального органа.

    Информация о представлении отчётов 1-гоз федеральный закон о защите конкуренции 135-фз от 26. Данный перечень из 3-х пт (программка максимум) в действительности может сократиться до 1-го-единственного секретаря коллегиального органа (программка минимум). аннотации по делопроизводству министерства транспорта русской федерации протокол 2 инт. Оно определяется по итогам регистрации, перечень регистрации в этом случае становится одним из приложений к протоколу (см. Как оформить выписку из протокола для выборочного извещения исполнителей о принятых решениях?

    Протокол оперативного совещания при руководителе высшей, главной и ведущей групп должностей в центральном аппарате Федеральной службы судебных пристав

    Протокол оперативного совещания при руководителе высшей, главной и ведущей групп должностей в центральном аппарате Федеральной службы судебных приставов

    Приложение к Положению об оперативном совещании при руководителе высшей, главной и ведущей групп должностей в центральном аппарате Федеральной службы судебных приставов

    I. Наименование рассматриваемого вопроса нумеруется римскими цифрами и начинается с предлогов "О" или "Об" (шрифт N 15).

    И.О. Фамилии участников совещания, выступивших при обсуждении данного вопроса, в последовательности, соответствующей очередности выступления.

    В протоколе не документируется ход обсуждения вопроса, фиксируются только принятые по нему решения.

    1. Содержание поручения по первому вопросу совещания

    В формулировке поручения должны предусматриваться конкретные действия, которые должен совершить исполнитель (подразделение или должностное лицо) к конкретному сроку, и определять форму доклада о проделанной работе. Текст протокола печатается через полтора межстрочных интервала.

    Например: Управлению организации исполнительного производства (Абрамов А.В.) провести анализ нарушений положений Европейской конвенции о защите прав человека и основных свобод граждан, допущенных должностными лицами ФССП России по жалобам. О результатах доложить руководству ФССП России.

    Срок исполнения - 30 сентября 2011 года.

    2. Содержание поручения по первому вопросу совещания

    3. Содержание поручения по первому вопросу совещания

    II. Наименование рассматриваемого вопроса нумеруется римскими цифрами и начинается с предлогов "О" или "Об" (шрифт N 15).

    И.О. Фамилии участников совещания, выступивших при обсуждении данного вопроса, в последовательности, соответствующей очередности выступления.

    В протоколе опускается ход обсуждения вопроса и фиксируются только принятые по нему решения.

    1. Содержание поручения по второму вопросу совещания

    2. Содержание поручения по второму вопросу совещания

    3. Содержание поручения по второму вопросу совещания

    Как правильно оформить протокол совещания?

    Как правильно оформить протокол совещания?

    Протокол совещания – информационно–распорядительный документ, в котором фиксируется весь процесс обсуждения поставленных вопросов, а также решения, принятые в ходе этого собрания. Ведение данного документа – важная и обязательная часть любого совещания, от которой в немалой степени зависит, насколько эффективно будут исполнены решения по тому или иному вопросу.

    Оформление протоколов совещаний установлено Гражданским кодексом РФ. Статья 181. 2 определяет основные обязательные требования и порядок, в котором ведутся записи совещания. Как оформить протокол правильно? Какую информацию обязательно должен содержать протокол совещания?

    Кто ведет протокол?

    Обязанность по протоколированию хода собрания и дальнейшему правильному оформлению документа возлагается на секретаря совещания. Им может быть лицо, занимающее должность секретаря в организации, или любой другой сотрудник, уполномоченный исполнять эту обязанность. Лучше всего, если назначенное секретарем лицо будет разбираться в вопросах, поднятых на совещании. Однако если секретарь занят деятельностью в другой сфере, он имеет право задавать в ходе совещания уточняющие вопросы, позволяющие предельно точно запротоколировать весь процесс собрания.

    Кроме простой фиксации хода совещания, на секретаря возлагаются обязанности по подготовке к собранию. Это может быть составление списка присутствующих, схемы совещательного процесса, работа с протоколами предыдущих собраний. Это необходимо для того, чтобы внести в повестку дня перечень вопросов, к обсуждению которых необходимо вернуться.

    Бланк, обязательные разделы

    Для составления протокола инструкциями по делопроизводству рекомендуется использовать специальный бланк. Воспользоваться ли данной рекомендацией, зависит от решения собственника (руководителя) организации. Чаще всего типографские бланки применяют для протоколирования в органах государственной, муниципальной, городской власти. В большинстве частных организаций используется обычный шаблон, напечатанный на компьютере и оформленный на листе А4.

    Независимо от вида бланка, документ должен содержать обязательные разделы (пример протокола совещания см. ниже в статье):

    • Наименование структуры (организации), в которой действует коллегия.
    • Заголовок.
    • Дата и номер регистрации протокола.
    • Место (населенный пункт), где проводится совещание.
    • Вопросы (повестка дня).
    • Основная часть.
    • Подписи председательствующего, секретаря и участников совещания.

    Протокол совещания оформляется на основании записей, в том числе аудио или видео, сделанных секретарем в процессе обсуждений. На оформление документа отводится срок до пяти рабочих дней, кроме отдельных случаев, когда распоряжением руководителя или законодательством об отдельных типах собраний установлены иные сроки.

    Заголовок протокола

    Заголовок документа включает наименование, слово «Протокол», а также название собрания (в данном случае это совещание) и (или) коллегиального органа, проводящего совещание. Например: «Протокол производственного совещания».

    Номер, дата, место проведения

    Каждый протокол совещания должен иметь индекс, то есть порядковый регистрационный номер. Он определяется порядковым номером собрания, проводимого от начала календарного года (в учебных организациях возможно ведение учета нумерации с начала учебного года). Если регистрируется протокол совещания временно действующей коллегии, нумерация ведется на срок действия полномочий.

    Датой документа будет являться день проведения совещания. В случае если вопросы обсуждались больше одного рабочего дня, все даты от начала и до окончания обсуждения должны быть внесены в протокол совещания. Образец: «22.06.2016 – 24.06.2016 г.» или «22-24.06.2016 г.»

    26.04.2016 год. ___________________№8

    Место составления протокола – географическое название населенного пункта, в котором действует данный коллегиальный орган. Этот раздел может не быть указан в документе, но только в том случае, если наименование организации уже включает в себя название населенного пункта. Например: «Самарская городская типография», «Ивановский машиностроительный завод» и прочее.

    Обратите внимание, как должен начинаться любой протокол совещания (образец выше).

    Вводная часть

    Составлять вводную часть протокола нужно начинать с указания фамилии и инициалов председателя совещания и секретаря. Первым является сотрудник организации, уполномоченный проводить совещание. Должность председателя в организации (по штатному расписанию) в протоколе не указывается. Этот человек не обязательно должен являться руководителем предприятия. Исключение составляет протокол совещания при директоре, где начальник проводит совещание лично.

    В разделе «Присутствующие» следует указать всех прочих участников проводимого совещания. Сделать это можно, руководствуясь следующими рекомендациями:

    • В разделе в алфавитном порядке указываются фамилии и инициалы сотрудников, принимающих участие в рассмотрении поставленных на повестку вопросов и принятии решения по ним. Должности не указываются.
    • Если на собрании присутствует более пятнадцати участников, их инициалы и фамилии выносятся в виде приложения к протоколу отдельным списком.
    • Если на совещании присутствуют иные сотрудники данной организации или лица, приглашенные из других организаций, в протокол вносится раздел «Приглашенные». Здесь в алфавитном порядке указываются фамилии и инициалы, а для участников от других организаций дополнительно прописывается их должность и наименование места работы.
    • Свое участие в совещании каждый из присутствующих подтверждает личной подписью.

    Через пустую строку после раздела «Присутствующие» в протокол совещания вносится «Повестка дня». Под этим разделом подразумевается перечень вопросов, вынесенных на совещание. Каждый пункт протокольного раздела «Повестка дня» нумеруется арабскими цифрами. Для формулировки вопроса используются предлоги «Об…» или «О…» (пример протокола совещания в части повестки дня см. ниже в статье). С каждым пунктом следует указать лицо, уполномоченное выступить по данному вопросу: «Докладчик: фамилия, инициалы».

    В чем отличие полного протокола от краткого?

    При оформлении основной части документа важно учитывать, ведется ли в ходе совещания краткий или полный протокол совещательного процесса. Для краткой формы (чаще всего так оформляется протокол оперативного совещания) в основной части следует указать следующую информацию:

    • Вопрос, вынесенный на совещание.
    • Докладчик по данному вопросу.
    • Принятое и утвержденное собранием решение.

    Оформление полного протокола подразумевает фиксацию не только вышеуказанной информации, но и деталей выступлений докладчиков, сведений и прений, возникших в процессе совещания, высказанных мнений собравшихся, имеющихся замечаний и возражений, а также прочих подробностей.

    Основная часть

    Основная часть протокола состоит из разделов по количеству вопросов, заявленных в повестке дня. В полной форме документа каждый раздел включает в себя три части, отображающие процесс рассмотрения вопроса и принятия решения по нему.

    Названия частей указываются прописными буквами с новой строки:

    • «СЛУШАЛИ». В данной части под названием следует указать фамилию докладчика по рассматриваемому вопросу (в именительном падеже), через тире приводится изложение доклада (от третьего лица единственного числа). Если привести выступление в протоколе по каким-либо причинам невозможно, текст доклада излагается на отдельном листе в качестве приложения к протоколу, а в разделе «СЛУШАЛИ» делается пометка «Текст доклада (выступления, речи) прилагается».
    • «ВЫСТУПИЛИ». В этой части заносятся изложения выступлений других участников совещания по рассматриваемому пункту или вопросы, заданные в процессе обсуждений. При этом следует указать фамилию выступившего (в именительном падеже), а через тире излагается текст вопроса (выступления).
    • «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Фиксируется решение, принятое на совещании по данному вопросу. Текст решения необходимо полностью напечатать, независимо от того, ведется полная или краткая форма протокола. При проведении голосования указывается количество голосов, полученных «за», «против» и «воздержались».

    Для краткой формы протокола кратко излагается обсуждение каждого вопроса в частях «СЛУШАЛИ» и «РЕШИЛИ». После подписания документа секретарем и председателем он приобретает официальный статус и регистрируется.

    Решения, принятые в ходе совещания, доводятся до назначенных исполнителей:

    • Посредством вручения копии протокола либо выписки, заверенной секретарем.
    • Изданием распорядительных документов (приказов, постановлений, распоряжений) по организации на основании запротоколированных решений.

    Как хранить протоколы?

    Для архивного хранения протоколы формируются в дела с разделением на виды совещаний. Местом хранения таких документов определяется либо секретариат организации (структурного подразделения организации), либо отдел делопроизводства. Сроки хранения определяются в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел.