Внутренняя опись личного дела образец

Процедура ведения личных дел предусмотрена в обязательном виде в бюджетных и госучреждений. Коммерческие предприятия выполняют это действие на свое усмотрение. Если же личное дело на работника заводится, то в него следует включить опись, поясняющую его содержание.

Опись документов личного дела представляет собой бумагу, составленную в свободной форме и включающую основные данные о каждом бланке, включенном в состав дела. Основное предназначение внутренней описи — это ускорение и упрощение поиска необходимых документов, а также систематизация информации о них.

В личное деле все составляющие расположены последовательно, по мере их подготовке. Как правило, используется хронологический порядок распределения документации. Каждому документу присваивается номер, под которым он будет значиться в описи. Все листы личного дела нумеруются, номера документов проставляются во внутренней описи. Такая информация позволит в кратчайшие сроки найти необходимый бланк.

Основное требование к оформлению описи — наглядность и логичность предоставления информации, она должна помогать в описке необходимой информации, а не запутывать.

Скачать образец описи личного дела работника можно внизу статьи по ссылке.

Бланк внутренней описи должен включать сведения обо всей документации, включенной в состав личного дела. Данные вписываются в нее по мере поступления. Верхние записи посвящаются наиболее ранним по дате оформления документам. Далее последовательно фиксируются данные о поступающей документации.

Для каждого отдельного бланка заполняется своя строка описи. Число граф и их наименование определяется самим работодателем.

Рекомендуем обозначить такие графы для указания информации о каждом вносимом в дело документе:

• № по порядку;
• индекс документа, который проставляется на нем в момент его внесения в дело работника;
• дата выписки, указанная на самом бланке;
• наименование и заголовок;
• номера листов личного дела, на которых располагается регистрируемый документ;
• примечание — оставляется графа для необходимых поясняющих пометок.

При желании таблицу можно дополнить нужными графами.

Так как внутренняя опись относится к конкретному делу работника, то номер этого дела следует поставить в описи, чтобы не произошло утери.

Документы, касающиеся деятельности работника, могут поступать в дело в процессе работы. В некоторых случаях их число может быть значительным. По мере поступления сведения о документе включаются в таблицу внутренней описи. Когда весь лист будет заполнен информацией, внизу пишется общее число порядковых номеров на странице, далее подготавливается еще одна страница для продолжения записей.

По каждой странице описи нужно зафиксировать количество порядковых номеров, а также общее число номеров с начала ведения. Данные сведения нужны для того, чтобы один из документов личного дела не потерялся.

Лицо, ответственное за учет кадров и ведения личных дел, должен подписать составленный документ. Опись должна храниться внутри дела. Возможный пример оформления можно скачать ниже.

Внутренняя опись личного дела образец — скачать .

Опись в личном деле образец - добавлена ссылка

Автобиография это последовательное изложение пишущим главных шагов собственной жизни.Все документы, выставленные в каталоге, не являются их официальным изданием и.Положение о индивидуальных данных работника организации эталон типового бланка.Должны ли в личных делах храниться копии паспорта, снилс и инн и нужна ли на данный момент опись в.Правила государственного банка от n 58 правила ведения кассовых операций в банках.Пожалуй, 1-ое чему обучается секретарь на рабочем месте.Личное дело работника формируется после издания приказа о его приеме на работу. Формирование личного дела работника начинается конкретно с момента принятия его на предприятие. Автобиофафия отличается от анкеты тем, что в ней данные отражаются более много, т.

Если индивидуальные данные работника может быть получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заблаговременно и от него должно быть получено письменное согласие. Копии всех документов заверяются личной подписью спеца по кадрам после сверки их с подлинниками документов. потому сначала во внутреннюю опись занесите документы, которые были приняты либо оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и дальше в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу.

Сведения о производстве продукции животноводства и поголовье скота форма п-2 (инвест).Правил, утвержденных решением коллегии росархива от г. Изъятие документов из личного дела делается только с разрешения спеца по кадрам. После скачки файла нажмите спасибо, это помогает нам сформировывать рейтинг всех документов в базе.индивидуальные данные работника - это информация, нужная работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся определенного работника.

Опись документов личного дела работника образец - для вас

эталон дизайна записи в трудовой книжке о прекращении. Фамлибою, имя, отчество работника на обложке личного дела указывают в именительном падеже. Документы личного дела работника внутренняя опись spok.by. При цифровом методе все части даты обозначаются арабскими цифрами, разбитыми точками. Из законченного созданием дела вышивается документ, взамен его вшивается справка-заместитель.

эталон описи личного дела можно скачать тут внутренняя опись личного. Заявления о приеме на работу оформляют в согласовании с требованиями муниципального эталона рб стб 6. Личный листок по учету кадров подписывает составитель с указанием даты наполнения. Внутренняя опись документов личного дела работника.

Еще в русские времена для заслуги схожих целей была выдумана такая конструкция, как личное дело работника. Тем не наинаименее, в муниципальных учреждениях принято заводить на служащих личные дела. Извините за повторы вопросов, но никак не могу разобраться.

Таким образом, состав документов личного дела работника не. Также в его обязанности заходит ознакомление работника под роспись с личным делом, как правило, это должно происходить не наинаименее чем раз в календарный год. Он содержит итоговую информацию о его составе и физическом состоянии каждого личного дела. У меня вопрос подскажите, пожалуйста, как верно классифицировать карточки т-2 (типовые ф. Ни один архив не воспримет от организации на хранение пластмассовые скоросшиватели либо файлы. На обложке личного дела следует указать регистрационный индекс дела согласно журнальчику (книжке) учета личных дел. О приеме на работу, о переводе на другую работу, о присвоении квалификационной категории, об увольнении в порядке перевода на другую работу и т. Состав личного дела госслужащего регулируется указом президента рф от 30.

Документы личного дела работника: внутренняя опись

В этой статье мы продолжаем изучение осо­бенностей оформления личного дела работника.

Итак, все документы, подлежащие включе­нию в личное дело работника, собраны в от­дельную обложку (папку), издан приказ или рас­поряжение о приеме на работу (назначении на должность). Вам уже известно, что собранные документы должны располагаться в деле в после­довательности, определенной п. 6 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постанов­лением Комитета по архивам и делопроизводст­ву при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция) (мы рассказывали об этом порядке в одном из прошлых номеров). Фак­тически личное дело работника можно считать сформированным.

Специфика составления внутренней описи до­кументов личного дела состоит в том, что ее вы должны включить в дело сразу же при его заведе­нии и заполнять опись по ходу ведения личного дела. Внутренняя опись должна содержать сведе­ния о названиях документов, включенных в состав личного дела (заявления, приказы и др.), их индек­сах и датах.

Составление внутренней описи к личным де­лам определяется требованиями нормативных правовых актов по делопроизводству. Наряду с Инструкцией к таким нормативным правовым ак­там относятся:

-Инструкция по делопроизводству в государ­ственных органах и организациях Республики Бе­ларусь, утвержденная постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (п. 186);

-Основные правила работы архивов цент­ральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные постановлением коллегии Госкомитета по архи­вам и делопроизводству РБ от 30.04.1997 № 5 (п. 5.1.20), в которых содержится норма прямого дей­ствия, предусматривающая составление внутрен­ней описи к документам личного дела.

По требованиям указанных нормативных ак­тов внутренняя опись всегда включается в дела, которые отвечают 2 условиям: во-первых, дело должно передаваться на хранение в архив и со­ответственно иметь постоянный или долговремен­ный (свыше 10 лет) срок хранения[1]; во-вторых, заголовок такого дела должен быть «глухим», т.е. по нему нельзя однозначно определить содер­жание документов дела (например, из заголовка «Личное дело» прямо не вытекает, что в этом деле содержатся автобиография, копии документов об образовании, награждении государственными на­градами, списки научных трудов, копии приказов по личному составу и др.).

Исходя из специфики составления внутрен­ней описи документов личного дела (включаете ее в дело сразу же при его заведении и запол­няете по ходу ведения личного дела) во внутрен­ней описи отражаются включение в личное дело новых документов, а также изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание») (п. 10 Ин­струкции).

При оформлении других дел (в частности, дел с приказами по основной деятельности, приказами по личному составу, дел, содержащих документы о присуждении ученых степеней и присвоении уче­ных званий, и др.) внутренняя опись составляется уже после завершения их ведения при подготовке к передаче на архивное хранение.

Инструкцией установлена форма внутренней описи документов личного дела, заголовочная часть которой имеет следующий вид:

Рассмотрим подробно структуру внутренней описи и порядок заполнения ее граф.

Внутренняя опись включает 7 граф.

В гр. 1 указывается порядковый номер, под ко­торым документ включен в личное дело.

Под первым номером в описи всегда будет личный листок по учету кадров, под вторым - до­полнение к личному листку по учету кадров и т.д. (п. 6 Инструкции).

В гр. 2 указываются название и заголовок до­кумента.

Название документа - это обозначение его вида, которое оформляется на самом документе. Вид - это понятие, употребляемое для обозначе­ния группы документов одного наименования (на­пример, приказ, протокол, автобиография, атте­стационный лист, диплом, аттестат и т.д.).

Название вида документа оформляется на каж­дом документе, за исключением письма. Письма, как правило, в состав личных дел не включаются, кроме случаев увольнения работников в порядке перевода на другую работу (к другому нанимате­лю). В этом случае в гр. 2 внутренней описи де­лается следующая запись: «Письмо об увольнении в порядке перевода на другую работу (к другому нанимателю)».

Из приведенного выше следует, что название документа должно быть дополнено заголовком. За­головок - это реквизит документа, кратко излагаю­щий его содержание.

Заголовок должен грамматически согласовы­ваться с названием документа. В распорядитель­ных документах (приказах, распоряжениях, поста­новлениях, решениях) и письмах он формулиру­ется при помощи существительного (прямого или отглагольного) в предложном падеже и отвечает на вопрос «О чем?»: «О приеме на работу», «О пере­воде на другую работу», «О присвоении квалифи­кационной категории», «Об увольнении в порядке перевода на другую работу» и т.д.

Падежные согласования названий некоторых видов документов, включаемых в состав личного дела, и формулируемых к ним заголовков приве­дены в таблице.

Некоторые документы в личное дело включа­ются не в подлинниках, а в копиях. В таком случае указание на то, что в дело включена копия, а не подлинник документа, отражается в гр. 2 после заголовка и отделяется от него точкой. Например: «Приказ о приеме на работу. Копия».

Разновидностью копий являются выписки. Выписка - это копия части документа. В выпис­ках из приказов и других распорядительных до­кументов, а также протоколов само слово «вы­писка» включается в название вида документа, в частности: «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА», «ВЫ­ПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА». Поэтому в гр. 2 внут­ренней описи название и заголовок документа в соответствующих случаях формулируются сле­дующим образом:

«Выписка из приказа о приеме на работу»;

«Выписка из приказа о присвоении квалифи­кационных категорий» и т.п.

В гр. 3 внутренней описи указывается дата документа.

Датой документа, как правило, является дата его подписания, для утверждаемых докумен­тов - дата утверждения. Дата протокола - это дата проведения протоколируемого мероприя­тия (собрания, заседания, совещания), акта - актируемого события.

В состав даты входят число, месяц и год. Для оформления даты в документах установлено 2 способа: словесно-цифровой и цифровой.

При цифровом способе все части даты обо­значаются арабскими цифрами, разделенными точками. Первая пара цифр - день месяца, вто­рая - порядковый номер месяца, последние 4 цифры - год (без буквы «г»). Если число, обозначающее день или месяц, является одно­значным, то перед ним следует ставить ноль. На­пример, дату «4 января 2010 г.» следует оформ­лять так: 04.01.2010.

Нормативные акты по делопроизводству пре­дусматривают оформление даты в документах цифровым способом. Словесно-цифровой спо­соб допускается использовать при оформлении дат, содержащихся в финансовых документах, а также нормативных правовых актах Республи­ки Беларусь. Во внутренней описи дата вписыва­ется цифровым способом независимо от того, ка­ким способом она оформлена на подлиннике или копии документа, включенного в личное дело, на­пример: 08.09.2008. В прошлых материалах мы уже упоминали об этой норме, но считаем полез­ным еще раз обратить на это ваше внимание.

В гр. 4 указывается индекс документа.

Регистрационный индекс - это порядковый регистрационный номер, присваиваемый доку­Я - специалист по кадрам, № 8, 2010 менту при создании или получении, который мо­жет быть дополнен индексом дела по номенкла­туре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, признаком вопросов деятельности и т.п. а также другими поисковыми признаками.

Регистрационный индекс не следует путать с регистрационным номером документа. Регист­рационный номер отражает только порядковый номер, присвоенный входящему, исходящему или внутреннему документу при его регистра­ции в пределах календарного года.

К примеру, регистрационный индекс приказа по основной деятельности, протокола, как пра­вило, включает только регистрационный номер (индекс и номер совпадают): № 1, № 2 и т.д. Ре­гистрационный индекс приказа по личному со­ставу 75-летнего срока хранения (о приеме на работу, переводе, увольнении и др.) кроме реги­страционного номера содержит дополнительное литерное обозначение, выделяющее его из ряда других приказов: № 1-к, № 2-к и т.д. Регистра­ционный индекс письма наряду с порядковым регистрационным номером включает индекс дела по номенклатуре дел, в которое будет под­шит документ после исполнения: № 1-15/118, где 1-15 - индекс дела по номенклатуре, 118 - порядковый номер.

В гр. 6 указывается дата включения докумен­та в личное дело. Это точная календарная дата, когда документ был подшит в дело, например: 18.03.2010.

Для всех документов, включаемых в личное дело на этапе его формирования, дата, простав­ляемая в гр. 6, будет одинаковой. Это обусловле­но тем, что по Инструкции организация работы с личным делом работника включает в себя 3 ос­новных этапа :

-формирование личного дела;

-ведение личного дела;

-учет, использование и хранение личного дела, включая подготовку личного дела уволенно­го работника к передаче в архив организации.

Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) с ним и издания приказа (распоряжения, реше­ния, постановления) о приеме на работу (на­значении на должность). Это означает, что до того, как документально будет оформлен прием на работу, документы, подлежащие включению в личное дело работника, должны собираться в отдельную обложку (папку), однако само дело по установленным правилам не оформляется (п. 5 Инструкции). Лишь после издания распоряди­тельного документа о приеме (назначении) на работу собранные документы располагаются в деле в последовательности, определенной п. 6 Инструкции.

Таким образом, на этапе формирования личного дела документы включаются в него в установленном порядке вне зависимости от хронологической последовательности их пред­ставления в кадровую службу.

Например, при подборе кандидатуры на занятие определенной должности сначала наниматель может потребо­вать от претендента на должность документы об образовании, затем претендентом на работу будет заполнен личный листок по учету кадров, затем он напишет заявление о приеме на работу, автобиографию, и лишь после вами будут запол­нены внутренняя опись и дополнение к личному листку.

Порядок заполнения и представления до­кументов может быть совершенно иным. Однако независимо от этого при формировании лично­го дела все представленные документы распола­гаются в нем в строго фиксированном порядке.

Следовательно, датой включения в личное дело документов, предусмотренных п. 6 Инструк­ции, будет являться дата формирования личного дела. Она должна совпадать с датой включения в него копии приказа или иного распорядительно­го документа о приеме на работу (назначении на должность).

Вместе с тем дата включения при­каза о приеме на работу не обязательно должна соответствовать дате самого приказа.

В гр. 7 делаются отметки, связанные с осо­бенностями формирования и ведения личного дела работника. В частности, в графе «Приме­чание» могут отражаться изъятие документов из личного дела, замена подлинников документов копиями и др.

В конце внутренней описи оформляется заверительная надпись, отражающая количест­во включенных в нее листов. Так как внутрен­няя опись заполняется по ходу ведения личного дела, заверительная надпись составляется после закрытия личного дела при подготовке его к пе­редаче на хранение в архив организации.

Обращаем внимание, что листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела. Это общее требование оформления дел, закрепленное в нормативных документах по ар­хивному делу и делопроизводству.

Пример заполнения внутренней описи доку­ментов личного дела смотрите в рубрике «Полез­ная документация» на с. 21 журнала.

[1] Согласно требованиям нормативных документов по архи­вам и делопроизводству дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу, подлежат передаче в архив, что, в свою очередь, предполагает их полное оформле­ние. Полное оформление кроме составления внутренней опи­си включает в себя нумерацию листов дела, составление надпи­си листа-заверителя дела, переплет (подшивку) дела и др. Дела, непередаваемые в архив, подлежат частичному оформлению. Такие дела допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не нумеруются, лист-заверитель не составляется и т.д.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук