Руководства, Инструкции, Бланки

архивирование документов в организации образец

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Правильная организация архивирования документов

Правильная организация архивирования документов

Создание документооборота (архива) является весьма хлопотным делом. Однако, при правильном подходе к делу и хорошей организации можно добиться быстрого и простого архивирования документов в компании. Именно об этом и поговорим в сегодняшней статье.

Документы были всегда и всегда будут, с самого начала деятельности компании создаются различные документы, так или иначе влияющие на организацию работы и на успешность компании. Поэтому управляемый документооборот чрезвычайно важен для организации, от этого зависит скорость работы сотрудников (когда человек четко знает, где лежит требуемый документ, меньше времени уходит на его поиск), а это в свою очередь влияет на скорость реагирования компании на меняющиеся условия рынка.

Как правило, в каждой компании имеется канцелярия – организация, через которую проходит весь документооборот – от сотрудников в архивы и из архивов сотрудникам. Правильная организация канцелярии играет важную роль в компании, особенно важно создание архива для молодых компаний, так как потом просто невозможно будет разобраться в огромной куче бумаг.

Разделение на входящие и исходящие документы

В начале работы с документами и созданием архива удобно будет разделить все типы документов (которых в крупных компаний очень много, доходя до 600 типов) на три главных типа: входящие, исходящие и внутренние.

Входящие. К ним относятся документы, которые поступили от внешних партнеров предприятия, как правило, такие документы порождают соответствующие исходящие документы в определенных сроках.

Исходящие документы – это ответ организации внешним партнерам, большая часть исходящих документов подготавливаются на основе внутренних документов компании.

Внутренние документы необходимы для организации работы компании, как правило, они используются при общении крупных подразделений.

Каждый тип документа достаточно разнообразен, и может состоять из различных писем, распоряжений, указаний, и т.д. И для большего удобства рекомендуется в каждом типе использовать детализированные деления, например (жалобы, пожелания, предложения и др.).

Однако не следует весь документооборот заканчивать на определенных исполнителях, должна присутствовать и система автоматизации, которая не замыкается на канцелярии, а продолжается в подразделениях организаций. Использование компьютерных технологий и регистрационного номера значительно упростит ведение архива и поиска документа, так же обязательным является наличие атрибутов.

Атрибуты документов

Атрибуты в каждой компании разные, но существуют и общие атрибуты, которые используются большинством компаний. Среди них – регистрационный номер документа, источник документа, исполнитель документа и код документа.

Регистрационный номер – позволяет быстро ссылаться на определенный документ. Как правило, структура регистрационного номера в каждой компании может отличаться, т.к. он подбирается самостоятельно.

Атрибут «Источник документа» указывает от кого был получен документ. Для входящих указывается имя организации, для внутренних и исходящих – название подразделения или конкретное лицо.

Атрибут «исполнитель документа» указывает, какому сотруднику поручено исполнить данный документ, или который разработал его. Исполнитель всегда должен быть один.

Помимо общих атрибутов, в канцелярии используются отдельные атрибуты к каждому типу документов, например, входящие документы имеют еще такие атрибуты как срок исполнения и контролирующее лицо. А исходящие указывают также на такие атрибуты как Документ-основание (т.е. на основе чего был составлен исходящий документ) и список рассылки, указывающий, кому направляется этот документ.

Главное - своевременная архивация

Еще одним важным фактором – не откладывайте все на потом, так как документы накапливаются, поиски нужного документа занимают длительное время, вконец убивая желание разобрать и архивировать документы. Поэтому в каждой организации следует уделять архивированию дополнительное внимание, а следование этим простым правилам при создании архива значительно упростит вам жизнь, а также повысит эффективность работы предприятия.

архивирование документов в организации образец:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия

    Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия

    УТВЕРЖДЕНО
    приказом Роскомархива
    от 18.08.1992 № 176

    1. Общие положения

    1.1. Документы государственного учреждения, организации, предприятия, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

    До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации, хранятся в учреждениях, организациях, на предприятиях [*] .

    1.2. Учреждения обеспечивают сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в их деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой, обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

    Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет учреждений.

    За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица учреждений несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

    1.3. В учреждениях для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создаются архивы.

    Учреждения обеспечивают архивы необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

    1.4. Архив учреждения создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, либо его функции возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.

    1.5. В своей работе архив учреждения руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации, методическими документами соответствующего учреждения Государственной архивной службы и настоящим положением.

    1.6. Положение об архиве учреждения разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается руководством учреждения по согласованию с соответствующим учреждением Государственной архивной службы.

    1.7. Архив учреждения работает по планам, утверждаемым руководством учреждения и отчитывается перед ним в своей работе.

    1.8. Контроль за деятельностью архива учреждения осуществляет руководство учреждения.

    1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива учреждения осуществляет соответствующее учреждение Государственной архивной службы.

    2. Состав документов архива

    В архив поступают:

    2.1. законченные делопроизводством учреждения документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу; [**]

    2.2. документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников; [**]

    2.3. документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данной организации; [**]

    2.4. личные фонды ведущих работников учреждения, поступившие в архив;

    2.5. служебные и ведомственные издания;

    2.6. научно-справочный аппарат к документам архива.

    3. Задачи и функции архива

    3.1. Основными задачами архива являются:

    3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Примерного положения;

    3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

    3.1.3. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой РФ;

    3.1.4. осуществления контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения;

    3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

    3.2.1. принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений учреждения, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой РФ;

    3.2.2 разрабатывает и согласовывает с соответствующим архивным органом графики представлений описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ и передачи документов Архивного фонда РФ на государственное хранение;

    3.2.3. составлять и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы учреждения и экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ;

    3.2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел;

    3.2.5. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива;

    3.2.6. Организует использование документов:

    информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива;

    выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

    исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

    ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

    3.2.7.проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения;

    3.2.8. оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел учреждения, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив учреждения;

    3.2.9. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства учреждения;

    3.2.10. ежегодно представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

    3.2.11. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации.

    4. Права архива

    Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

    4.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях учреждения.

    4.2. запрашивать от структурных подразделений учреждения сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

    5. Ответственность заведующего архива

    5.1. Заведующий архивом несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

    [**] Документы по личному составу могут поступать в соответствующий архив документов по личному составу при местном органе исполнительной власти.

    Этапы создания архива в организации

    Этапы создания архива в организации

    На современном этапе практически каждая организация сталкивается с проблемой хранения документов. Согласно законодательству Российской Федерации, многие документы должны храниться на протяжении в 5, 10 и иногда и 20 лет.

    Архив — это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов [1].

    Архивы организаций подразделяются на:

    ?                    передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение;

    ?                    не передающие свои документов в архивные учреждения на постоянное хранение.

    В процессе создания архива целесообразно выделить несколько взаимосвязанных этапов.

    Первый этап связан с изучением нормативной правовой документации в сфере организации архивного хранения. Это является необходимым условием для разработки локальных регламентирующих актов по созданию и работе архива. Для того, чтобы создать архив организации необходимо обратиться к Федеральному закону от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данным нормативным правовым актом регулируются вопросы хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации. С помощью этого документа работник кадровой службы получит представление об основных принципах организации архивного дела [1].

    Обязательно также обратиться к Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000 г. далее — Перечень). В Перечне прописаны документы, образующиеся в деятельности любой организации, независимо от ее вида и формы собственности. Здесь же указаны сроки, сроки их хранения [4].

    Следующий документ, с которым следует ознакомиться, — это Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Они распространяются на архивы государственных организаций и все негосударственные организации в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда РФ, отнесенных к государственной собственности [3].

    При создании архива не менее важен ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28). Он устанавливает термины и определения в области делопроизводства и архивного дела, обязательные для применения во всей документации и литературе по делопроизводству и архивному делу [2].

    При создании архива в организации порядок работы должен определяться специальным локальным актом, который называется Положение об архиве организации.

    В Положении желательно отразить такие пункты, как общие положения работы архива, состав документов архива, функции и основные задачи, права архива и ответственность лиц, возглавляющих архив организации. Если архив организации создается как самостоятельное подразделение, его возглавляет заведующий архивом, в других случаях его функции возлагаются на лицо, ответственное за хранение документов. Эта информация также должна быть отражена в Положении об архиве организации [5].

    Помимо Положения об архиве организации необходимо создать Регламент выдачи документов из архива по заявлениям сотрудников организации и запросам сторонних организаций. Выдача документов должна регистрироваться в Книге выдачи дел.

    Второй этап  — принятие управленческого решения о выделении штатной единицы архивариуса или создания отдельного структурного подразделения. При создании архива организации необходимо пересмотреть штатное расписание, внеся в него должности, которые будут занимать работники архива. Целесообразно также составить должностные инструкции этих сотрудников и указать конкретно, в чем будет заключаться их трудовая функция, прописать их права и обязанности.

    Третьим этапом будет — выбор помещения для архива и обеспечение в нем необходимых для хранения документов условий.

    Помещение для хранения документов, это должно быть специально обустроенное отдельное помещение, оснащенное техническими средствами, обеспечивающими режим хранения документов. В помещениях хранилищ не допускаются трубы водоснабжения и канализации, а также технологические выводы воды. Помещения должны быть оборудованы пожарной и охранной сигнализацией и системой пожаротушения. Над архивными помещениями, под ними и в смежных с ними комнатах не допускается располагать установки вентиляционного оборудования, бойлерные с насосными установками, компрессоры, холодильные и другие машины, производящие вибрацию. Помещения для хранения документов должны быть изолированы от бытовых, производственных, складских, лабораторных помещений и не должны иметь общих с ними вентиляционных ходов [6].

    В помещении архивохранилища важно создать оптимальные условия для содержания документов. Это делается для предотвращения повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих их утрату. Соответственно в архиве должны соблюдаться определенный световой, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы.

    Архивные документы на бумажном носителе следует хранить в темноте, поэтому естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов от действия света их размещают в шкафах или на стеллажах в картонных коробках, папках или других контейнерах, изготовленных из безвредных для документов материалов.

    Все виды работ с архивными документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп.

    Для контроля уровня температуры и влажности в хранилище устанавливают приборы (термометры — для измерения температуры воздуха; психрометры — для измерения одновременно температуры воздуха и влажности; гигрометры — для измерения влажности воздуха). Контрольно-измерительные приборы устанавливаются в главном проходе хранилища, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в журналах учета: в кондиционируемых помещениях — один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым режимом — два раза в неделю, при нарушении режима хранения — ежедневно.

    В архивохранилище недопустимы резкие колебания температуры и влажности. При длительном повышении относительной влажности воздуха до 80–90 % необходимо принимать меры по нормализации условий хранения документов (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин роста влажности).

    Во избежание появления в архиве плесени, грызунов, насекомых, пыли помещения архива должны содержаться в чистоте. В хранилище должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

    Четвертый этап создания архива — техническое обеспечение архивного подразделения. Для размещения документов в архиве организации используют металлические стеллажи или металлические шкафы.

    Стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон — с учетом особенностей помещения и оборудования. Нельзя размещать стеллажи (шкафы) вплотную к наружным стенам здания из-за возможности их промерзания или вплотную к источникам тепла из-за возможности перегрева.

    Существует разработанная специалистами методика расчета площадей под размещение архива. При определении площади исходят из следующих данных:

    ?                    стеллаж длиной 1 м вмещает 30 папок типа «Корона» или 50 папок-скоросшивателей;

    ?                    обычный архивный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 полок.

    Таким образом, на одном стеллаже размещается: максимум — 600 дел, минимум — 350–400 дел.

    При подсчете нужно также учитывать: расстояние между стеллажами — не менее 0,8 м, ширина стандартного стеллажа — 65 см, длина — чуть более 1 м, учитывая толщину боковых стоек.

    Для расчета площадей необходимо знать количество дел, подлежащих хранению, а также учитывать, сколько дел поступит на хранение как минимум в ближайшие три-пять лет.

    Порядок расположения документов в хранилище определяется планом (схемой) их размещения. Для закрепления места расположения документов в архивохранилище все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо, от входной двери по часовой стрелке. Кроме того, составляются постеллажные, а если в архиве организации хранятся документы нескольких фондов (например, в архиве организации хранятся документы организации до ее акционирования или документы головной организации и ее филиалов — в этих случаях архивы организации до акционирования и после будут являться отдельными фондами, также, как и архив головной организации и архивы филиалов), то и пофондовые указатели, где обозначается место размещения документов.

    Если в организации нет лица, отвечающего за хранение документов, ответственность за их сохранность несет руководитель организации.

    Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и прикрепляются на его торцевой стороне. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в картотеке в порядке номеров фондов.

    Пятый этап связана с организацией передачи дел в архив.

    Подготовка дел кадровой службы к передаче в архив организации делится на основные стадии: формирование дел в службе кадров; оформление дел; экспертиза ценности документов. Формированием дел принято называть группирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела [6].

    При выделении документов с истекшим сроком хранения к уничтожению или передаче на архивное хранение проводится экспертиза ценности документов. Но на экспертизу принимаются только документы, оформленные в дела. Полное оформление дела подразумевает подшивку или переплет дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи дела, внутренней описи документов, оформление обложки дела. Документы с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроком хранения формируются в тома, следует учитывать, что в каждом томе должно быть не более 250 страниц.

    В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом разрешается не проводить пересистематизацию документов в деле, не нумеровать листы дела и не составлять заверительные надписи.

    Работники архива, совместно с руководителем организации, несут ответственность за утрату и уничтожение документов, нарушение доступа и несоблюдение условий хранения к документам.

    Таким образом, в данной статье автором исследовались этапы создания архива в организации. Процесс создание архива требует достаточного количества времени и труда.

    1.                Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 4 декабря 2006 года). URL: http://base.garant.ru/12137300/ (дата обращения: 12.09.2015).
    2.                ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». URL: http://base.garant.ru/70650732/ (дата обращения 12.10.2015).
    3.                Основные правила работы архива организации от 06.02.2002 г. (г. Москва, 2002). URL: http://www.consultant.ru (дата обращения 12.10.2015).
    4.                Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.) (с изменениями от 27 октября 2003 г.) URL: http://www.kadrovik.ru/docs/perechen.tipovyh.upravlencheskih.dokumentov.htm (дата обращения 21.11.2015).
    5.                Алексеева Е. В. Архивы и право: современное состояние и перспективы развития / Делопроизводство. 2003. № 2 (31). С. 77–84.
    6.                Гришина М. В. Архив предприятии: организация хранения документов // Кадровые решения. 2011. № 2
    Похожие статьи