Руководства, Инструкции, Бланки

образец номенклатура дел образовательного учреждения на 2016 год

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Номенклатура дел учреждения

Номенклатура дел учреждения

аудитор, эксперт по налоговому учету

Для большинства документов учреждения устанавливается длительный или постоянный срок хранения. Документооборот и хранение документов организуется с применением номенклатуры дел учреждения – систематизированного перечня наименований дел. Как составить и вести номенклатуру дел, уточняет эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях».

Ирина Иванова . аудитор, эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях»

Текущее хранение документов

С момента создания документов и до передачи в архив дела, в котором они сгруппированы, они находятся на текущем хранении. Организация хранения и архивации документов учреждения регламентирована следующими законодательными и нормативными правовыми актами:

  • Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст ;
  • ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный приказом Ростехрегулирования от 17 октября 2013 г. № 1185-ст ;
  • приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;
  • Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года .

Все правила документооборота в учреждении – в статьях журнала «Учет в бюджетных учреждениях». Не забудьте оформить подписку !

Этими нормами учтено, что документы имеют разную значимость и определенный, зависящий от нее, срок хранения. Документы могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Текущее хранение дел ведется по месту их формирования и делится на хранение исполненных документов и тех, которые находятся в процессе исполнения. Подготовка исполненных документов к хранению включает:

  • экспертизу ценности документов;
  • оформление документов, сдаваемых в архив;
  • составление описи документов постоянного и долговременного хранения;
  • обеспечение сохранности дел;
  • передачу дел в архив (ведомственный, а затем государственный).

В свою очередь, документы во время их исполнения находятся у исполнителя, который хранит их в специальных папках. Исполненные документы подшиваются и хранятся в делах в соответствии с номенклатурой дел. Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках.

Скорый поиск документов в ежедневной текущей работе возможен лишь при их четкой классификации – распределении и группировке документов в дела по характерным признакам (одному или нескольким).

Номенклатура дел учреждения

Составление номенклатуры дел – основной вид работы, обеспечивающей систематизацию документов учреждения. Согласно пункту 75 ГОСТ Р51141-98 номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения, с указанием сроков их хранения. На основании номенклатуры дел производится:

  • группировка исполненных документов в дела, которые могут состоять как из одного документа, так и из совокупности документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных под отдельную обложку (п. 71 ГОСТ Р51141-98);
  • систематизация документов внутри дел.

Номенклатура дел – это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам). Наличие номенклатуры дел обязательно для всех предприятий и организаций, независимо от специфики их работы или организационно-правовой формы, в том числе и для бюджетных учреждений. Номенклатура дел используется для учета и обеспечения сохранности дел, а также для оперативного поиска документов по их содержанию и видам.

В нее включаются все дела организации и журналы регистрации, за исключением научно-технических документов и печатных изданий. При этом различают:

  • три вида номенклатур дел: типовую, примерную и индивидуальную – для конкретной организации;
  • номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения в целом.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций. Такая номенклатура относится к нормативным документам. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве учреждений, на которые она распространяется, с указанием их индексов. Она носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной. Так, в номенклатуру дел учреждения из типовой или примерной номенклатуры дел переносят предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве учреждения. При этом допускается конкретизация заголовков с учетом специфики учреждения. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений. Каждое учреждение независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел имеет конкретную номенклатуру дел.

Основные требования к номенклатуре дел

Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста учреждения. Такая работа включает изучение организационной структуры учреждения, а также комплекса документов, на основе которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования.

Номенклатура дел учреждения на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года. Основанием для нее служат номенклатуры дел структурных подразделений. Сводную номенклатуру дел учреждения рассматривает и одобряет экспертная комиссия. Дальнейшие действия зависят от того, поступают документы на государственное хранение или нет. В первом случае номенклатура дел визируется архивистом и направляется на согласование в государственный архив. Если учреждение не сдает документы на государственное хранение, номенклатура дел может согласовываться с экспертной комиссией вышестоящей организации. В любом случае по окончании формирования номенклатура дел утверждается руководителем учреждения, после чего печатается, а затем тиражируется в необходимом количестве экземпляров.

Номенклатура дел ежегодно уточняется, утверждается руководителем учреждения и руководителем экспертной комиссии и вводится в действие с 1 января нового календарного года. Номенклатура дел организации пересматривается не менее одного раза в пять лет.

Как правило, номенклатура дел включает следующие реквизиты:

  • наименование учреждения;
  • наименование вида документа;
  • дату и индекс;
  • место составления;
  • гриф утверждения;
  • заголовок к тексту;
  • текст и подпись;
  • гриф согласования (одобрения).

Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф:

  • индексы дел;
  • заголовки дел;
  • количество дел (томов, частей);
  • номер статьи по перечню;
  • примечания.

Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию. Названиями остальных разделов номенклатуры дел чаще всего выступают названия структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой учреждения. Если в учреждении нет структурного деления, номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. Соответственно, в таком случае названия ее разделов определяются содержанием управленческих функций и направлениями деятельности учреждения.

На основе номенклатуры дел составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, она выступает основным учетным документом в делопроизводстве. В архиве учреждения номенклатура используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки исполненных документов.

Читайте по теме в электронном журнале Порядок заполнения граф номенклатуры дел

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела может состоять, например, из установленного в учреждении цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: «01-03», где 01 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Например: «Приказы по основной деятельности» (02-03, 03-03, 04-03).

В графу 2 включают заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела четко и в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок, таких как «разные материалы» или «общая переписка». Также недопустимы вводные слова и сложные синтаксические обороты. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Состав заголовка дел образуют следующие элементы:

  • название вида (переписка, журнал) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы и т. д.);
  • название учреждения или его структурного подразделения;
  • адресат или корреспондент документа;
  • краткое содержание документов дела;
  • даты (период), к которым относятся документы дела;
  • указание на копийность документов дела.

При этом вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительные документы. Заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя учреждения. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Если переписка ведется с однородными корреспондентами, то в заголовке они не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например: «Переписка с исполнителями контрактов». В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается:

  • период времени, на который составлены документы;
  • вид документа (план, отчет).

В заголовках дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, указывается вид и автор документа. Если дело содержит документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин «документы». Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В графе 3 указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются:

  • срок хранения дела;
  • номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры дел проставляются, в частности, отметки о:

  • заведении дел;
  • переходящих делах;
  • выделении дел к уничтожению;
  • передаче дел в другую организацию для продолжения.

В номенклатуру дел также включаются справочные карточки, журналы учета документов. При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободные места), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года.

Номенклатура дел и сроки хранения документов

При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертно-поверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. Для определения сроков хранения управленческих документов используется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Он включает типовые управленческие архивные документы с указанием сроков хранения, образующиеся при выполнении однотипных управленческих функций в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и государственных (муниципальных) учреждений.

В отдельных случаях используется Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, утвержденный приказом Минкультуры России от 31 июля 2007 г. № 1182.

В зависимости от значимости документов в перечнях установлены следующие сроки хранения: 1 год, 5 лет, 10 лет, 75 лет и постоянно. Срок хранения документов «до минования надобности» означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом случае определяет само учреждение исходя из практической ценности документации, но он не может составлять менее одного года.

Номенклатура дел в конце каждого года уточняется. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего эту отметку, и расшифровки его подписи.

Также смотрите:
– Хранение бухгалтерских документов
– Списание документов
– Первичные документы бюджетных учреждений
– Методология бухгалтерского учета 2015

Популярные статьи по теме

Видео

образец номенклатура дел образовательного учреждения на 2016 год:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Примерная номенклатура дел образовательного учреждения

    Типовая номенклатура дел образовательного учреждения

    Типовая номенклатура дел образовательного учрежденияиграет роль документа, который включает в себя список бумаг, образующихся в ходе деятельности организации. О том, какие требования предъявляются к содержанию номенклатуры и как ее правильно составить, расскажем в статье.

    Что представляет собой номенклатура дел образовательного учреждения?

    Деятельность любого предприятия предполагает документальную составляющую, в которую включаются как внешние документы (например, письма от партнеров), так и внутренние, непосредственно касающиеся существования самой организации (приказы, переписка, локальные акты и т. д.). На сотрудников, которые составляют бумаги, возлагается обязанность по сохранению их в надлежащем состоянии и последующей сдаче в архив для хранения.

    Для упорядочивания документального фонда образовательной организации разрабатывается соответствующая номенклатура, которая представляется собой систематизированный перечень дел, которые имеются в производстве.

    Согласно п. 3.4.4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, выделяется 3 вида номенклатуры:

    1. Типовая. Этот вид утверждается на уровне нормативного акта и обязателен для применения в однотипных организациях (например, дошкольных образовательных учреждениях). Как правило, отхождение от утвержденного текста при составлении номенклатуры в конкретном учреждении образования нежелательно, но допустимо с учетом имеющихся особенностей деятельности.
    2. Примерная. Указывает на приблизительный список дел, который может быть включен в номенклатуру предприятия. Положения документа носят рекомендательный характер и необязательны к применению.
    3. Индивидуальная. Это номенклатура, которая утверждается в организации. При ее составлении могут быть использованы положения типовой и примерной номенклатур.

    В образовательной организации может быть разработана сводная номенклатура всех дел, в состав которой включаются списки дел по структурным подразделениям (должны быть разработаны на едином бланке в аналогичной форме).

    Законодателем не утверждено типовой номенклатуры для всех образовательных организаций. Если при этом не имеется и примерной формы документа, работодатель вправе ее разработать и принять соответствующим локальным актом.

    Номенклатура дел образовательной организации является основным учетным документом в производстве, обеспечивая:

    • закрепление индексации дел, которая может применяться при проведении регистрационных действий с документами;
    • систематизацию бумаг;
    • включение сведений о сроках хранения документов;
    • учет дел временного (до 10 лет) и постоянного (свыше 10 лет) хранения.

    Как правило, разработкой номенклатуры документального фонда занимается сотрудник отдела делопроизводства, хотя эта обязанность может быть возложена и на кого-нибудь другого. Руководитель должен лишь издать соответствующий приказ, определяющий сферу ответственности, или прописать данную обязанность в должностной инструкции служащего.

    При рассмотрении вопроса формирования номенклатуры в образовательном учреждении мы будет опираться на 2 нормативных акта:

    1. «Основные правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
    2. Письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях».
    Как составляется номенклатура дел образовательного учреждения на 2016 год?

    Номенклатура представляет собой документ, оформленный в письменном виде или с использованием технических средств. Она составляется на фирменном бланке организации и визируется руководителем архива (либо иным должностным лицом, в чьи обязанность входит ведение архива), после чего утверждается руководителем образовательной организации.

    После того как документ будет принят, все начальники структурных подразделений должны получить выписки из документа о том, как они должны использовать в работе его разделы. При необходимости работодатель может утвердить локальным актом методические рекомендации по работе с номенклатурой и довести их до сведения всех работников предприятия.

    ПРИМЕЧАНИЕ: номенклатура утверждается на каждый календарный год, поэтому разработкой документа необходимо заняться не позднее 4 квартала текущего года.

    Структура номенклатуры дел

    Номенклатура включает графы, отражающие следующую информацию:

    1. Индекс дела. Здесь указывается цифровой код, который получается путем присоединения кода структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела. Обозначение производится через дефис арабскими цифрами (например, 04-03). Желательно иметь одинаковые индексы для однотипных документов. Например, индекс 03 для приказов по основной деятельности, 04 — для кадровых и т. п. Меняться в цифровом коде в таком случае будет только порядковый номер: 03-01, 03-02, 03-04 и т. д.
    2. Заголовки дел. Структура данного раздела зависит от важности документа. В частности, если речь идет о нормативных актах, то они должны быть на первом месте. Далее идут приказы/распоряжения руководителя учреждения и плановые и отчетные бумаги.

    Все заголовки, используемые в данной графе, должны иметь четкую направленность, а не содержать общих фраз. Например, неправильным будет указание вида «разные материалы», правильно — «материалы по строительству моста». В процессе оформления дела все подзаголовки могут быть откорректированы применительно к конкретной категории документов.

    1. Количество дел (томов или частей, если номенклатура объемная). Данная графа должна быть заполнена в конце года. Ограничений по количеству томов нет, т. к. оно зависит от объема имеющейся документации.
    2. Срок хранения дел. Если нормативным актом не установлено срока для конкретного документа, то решение об этом принимает соответствующее архивное учреждение.
    3. Примечания. В этой графе указываются все движения дел, в том числе дела, которые были уничтожены или переданы в другую организацию.

    В конце номенклатуры по окончании года должна быть прописана информация о том, сколько дел было заведено. При необходимости или по требованию эти сведения сообщаются в архив.

    Как происходит формирование дел в номенклатуре?

    Как правило, группировкой дел занимается канцелярия образовательного учреждения. Документы в одном деле должны быть между собой связаны. При этом речь идет только о документах: включение черновиков, копий, вырезок из печатных изданий в состав дела недопустимо.

    Все документы должны быть расположены в хронологическом порядке. В деле содержатся только бумаги, которые были сформированы за календарный год. Исключение составляют лишь переходящие дела, связанные с вопросами, решающимися в течение нескольких лет (например, речь может идти о судебных делах).

    В п. 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций законодатель выделяет ряд условий, которые должны соблюдаться при формировании дел:

    1. Документы, которые относятся к постоянному и временному хранению, должны быть собраны в отдельные тома.
    2. В деле может содержаться только 1 экземпляр каждого документа.
    3. Дело может включать не более 250 листов, его общая толщина должна быть не более 4 см.
    4. Приложения должны находиться рядом с документами, к которым они относятся, вне зависимости от даты их издания (например, речь может идти о внесении изменений в приказ по общей деятельности).

    Законодатель выделяет несколько групп документов, которые встречаются в деятельности образовательной организации:

    • распорядительные документы;
    • приказы по основной деятельности;
    • приказы по личному составу;
    • протоколы;
    • планы, отчеты, сметы.

    Если речь идет о личных делах служащих, то бумаги в каждом из них должны располагаться в следующем порядке:

    1. Заявление о трудоустройстве.
    2. Направление (если оно имеется).
    3. Анкета.
    4. Лист учета кадров.
    5. Биография, написанная сотрудником.
    6. Документы, касающиеся полученного образования.
    7. Аттестационный лист.
    8. Выписки из приказов, согласно которым работник назначается на должность, перемещается внутри организации или увольняется.
    9. Иные документы.

    ДЛЯ СПРАВКИ: если в деле для номенклатуры имеется переписка, то собирать ее надо в формате «запрос — ответ».

    Образец примерной номенклатуры дел

    Приложение № 17 к письму Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» содержит образец номенклатуры дел.

    ДЛЯ СПРАВКИ: в связи с тем, что данным письмом утвержден образец примерной номенклатуры для образовательных учреждений, организация вправе вносить корректировки в предлагаемый вариант и утверждать свой образец. Сделать это (обязательно согласование с архивным учреждением!) можно соответствующим локальным актом.

    Составлять номенклатуру необходимо на бланке учреждения. В верхнем левом углу ставится штамп (или печатается таблица) с надписью «Утверждаю» и ставится дата с подписью уполномоченного лица (как правило, директора). Далее посередине листа прописывается большими буквами слово «НОМЕНКЛАТУРА», указывается место составления и ее номер. Ниже поясняется, на какой год принят документ.

    Сама номенклатура составляется в форме таблицы, которая начинается с графы «Название раздела», после чего идут столбцы (по порядку, начиная с левого края):

    1. Индекс дела.
    2. Заголовок дела.
    3. Количество дел.
    4. Срок хранения дела.
    5. Примечания.

    Ниже указывается должность сотрудника, который составил номенклатуру, и ставится его подпись с указанием расшифровки. На следующей строке ставится подпись ответственного за ведение архива.

    Номенклатура дел учреждения дополнительного образования

    Министерством образования РФ письмом от 29.09.2000 № 711/28-16 была утверждена примерная номенклатура дел, которая используется в учреждениях дополнительного образования детей.

    Документ состоит из таблицы, в которой всего 3 графы:

    1. Порядковый номер.
    2. Название дела.
    3. Срок хранения.

    Сроки хранения документов в этом случае следующие:

    • устав учреждения — постоянно;
    • лицензия на осуществление образовательной деятельности — 5 лет;
    • личные дела сотрудников — 75 лет;
    • штатное расписание — постоянно;
    • журнал регистрации больничных листов — 3 года;
    • трудовые книжки — до востребования;
    • переписка — 3 года и т. д.

    Примерная номенклатура в данном случае определяет в большинстве своем сроки хранения документов, которые обязательны для исполнения в указанных образовательных организациях.

    Когда должна обновляться номенклатура дел?

    Номенклатура дел составляется на 1 календарный год и вступает в действие с 1 января следующего года. Но помимо этого дела могут обновляться и в течение периода. Речь идет о ситуациях, когда коррективы вносятся в структуру организации или штатное расписание. При этом все изменения должны быть согласованы с архивным учреждением.

    ВАЖНО! Если образец номенклатуры был утвержден локальным актом и в номенклатуру вносились изменения, они должны быть задокументированы.

    Каждое образовательное учреждение обязано иметь свою номенклатуру дел, которая разрабатывается с учетом специфики документооборота в организации. В документе должны быть отражены все бумаги, которые касаются деятельности учреждения за календарный год. Сведения в номенклатуре отражаются в хронологическом порядке путем указания заголовков дел и сроков их хранения.