Руководства, Инструкции, Бланки

регламент проведения совещания образец

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Регламент проведения совещания образец

10.5. Деловые совещания и заседания

В рамках профессиональной деятельности постоянно возникает необходимость в личных коллективных коммуникациях. Они позволяют распространить информацию «из первых уст», осуществить координацию деятельности, коллективно выработать оптимальные решения по сложным вопросам. Основными формами указанных коммуникаций являются: деловые совещания, собрания коллектива, заседания коллегиальных органов управления.

Деловое совещание – это личная встреча группы сотрудников с целью обмена информацией.

Собрание коллектива отличается от делового совещания, главным образом, по охвату участников. На собрание приглашаются, как правило, все члены данного коллектива. Совещание же охватывает не всех, а определенной круг участников. В остальном методика подготовки и проведения совещаний и собраний сходны. Поэтому данный круг вопросов мы рассмотрим на примере деловых совещаний.

Итак, целями делового совещания могут выступать: обмен информацией, координация действий, выработка решений. Кроме того, совещания выполняют задачи профессионального обучения и воспитательного воздействия.

В зависимости от целей и стиля проведения совещания делят на следующие виды: авторитарные, сегрегативные, дискуссионные и свободные.

Авторитарное совещание ведет руководитель в форме монолога. Переход в диалог происходит изредка, и только по инициативе руководителя. Он задает вопросы отдельным участникам и получает ответы на них. Нередко на таком совещании устраиваются «разносы» тем или иным подчиненным при красноречивом молчании остальных.

Сегрегативные совещания идут по заранее намеченному плану. Обычно руководитель делает сообщение (доклад), затем выступают назначенные им участники. Какие-либо отклонения от плана, инициативы участников воспринимаются отрицательно. Решение совещания готовится заранее.

Дискуссионные совещания предполагают свободный обмен мнениями. Проект решения может быть подготовлен, однако он подвергается обсуждению. Решение принимается голосованием.

Свободное совещание проводится без строго заданной повестки дня. Вместо председателя имеется ведущий (инициатор). Такие совещания часто возникают стихийно.

Например, в ходе собрания обсуждение какой-либо проблемы зашло в тупик. В этом случае председатель объявляет большой перерыв. В ходе последнего самопроизвольно образуются кулуарные совещания.

Плановое производственное совещание проводится в традиционно установленное время. Обычно это происходит один раз в неделю, время и место остаются неизменными продолжительное время. Такие совещания решают следующие задачи:

- подведение итогов работы за прошедшую неделю;

- постановка задач на предстоящую неделю;

- уточнение способов решения поставленных задач;

- информирование о работе друг друга с тем, чтобы все присутствующие представляли общую картину деятельности фирмы или подразделения.

Эффективность делового совещания зависит от грамотности его подготовки и проведения. Рассмотрим эти вопросы.

Алгоритм подготовки делового совещания.

1. Установление необходимости и целесообразности совещания. Следует принять во внимание определенное противоречие. Совещание – весьма эффективная форма деловых отношений. Однако оно достаточно дорого. Оно «съедает» время участников. Поэтому заранее надо убедиться, что пользы от совещания будет больше, чем потерь.

2. Определение повестки дня. На совещание должны быть вынесены вполне конкретные вопросы. Это не лишает участников инициативы. Внеплановые вопросы можно рассмотреть в конце, в «разном».

3. Установление дня, времени и места проведения. Это актуально в том случае, если совещание не является плановым. При выборе времени совещания надо постараться минимизировать производственные потери и неудобства для участников.

4. Определение состава участников. Это неактуально для плановых совещаний, где круг участников установлен заранее. К участию привлекаются лишь те сотрудники, которые имеют отношение к повестке дня. «Массовость» здесь ни к чему, это лишь бесполезная трата времени. Зато иногда уместно пригласить представителей топ-менеджмента, специалистов-экспертов либо заинтересованных лиц со стороны.

5. Предварительная проработка вопросов. Для достижения эффекта от совещания не надо надеяться на экспромт. Обсуждение может быть успешным, если есть что обсуждать. Для старта обсуждения материал должен быть представлен специалистом. Причем изложен системно-аналитически, с установлением причинно-следственных связей. Поэтому руководитель заранее должен поручить подготовку сообщения по каждому вопросу одному из участников. По наиболее сложным вопросам может быть создана рабочая группа из нескольких человек.

6. Заблаговременное ознакомление участников с повесткой дня. Это позволит участникам подготовиться, овладеть необходимой информацией. В результате качество и уровень обсуждения вопросов окажутся достаточно высокими, что позволит повысить эффективность совещания.

Советы по проведению совещания.

1. В начале совещания надо установить регламент. Он должен определить время для основных сообщений (докладов), для выступлений, а также совещания в целом. Отсутствие или несоблюдение регламента резко снижает эффективность совещания как в профессионально-экономической, так и в обучающе-воспитывающей частях.

Регламенту уделяется большое внимание в японской традиции. В научном мире это знают и этим пользуются. На международных конференциях именно японских участников просят исполнять роль спикеров (ведущих). Как правило, это гарантия того, что конференция будет работать строго по расписанию, и все будет сделано вовремя.

2. Сообщения и выступления должных быть краткими, излагаться «по-существу». Продолжительные разглагольствования не проясняют сути проблемы, а лишь «забалтывают» ее. Председателю надо не выпускать содержание разговора за пределы основного русла.

3. От всех выступающих надо добиваться конструктивных предложений. Огульная критика или философские рассуждения не могут способствовать решению проблем. Жанр делового совещания обязательно предполагает постановку вопроса: что вы предлагаете?

4. Совещание целесообразно проводить в два этапа. Сначала обсудить общие вопросы, касающиеся всех. Затем основную часть участников отпустить, а оставить тех, с кем необходимо обсудить частные (конфиденциальные) вопросы. Это уменьшит потери времени, а также окажет стимулирующее воздействие на «узкий круг».

Заседания коллегиальных органов управления относятся к президиумам, коллегиям, советам, дирекциям и т.д. Их основной задачей является выработка и принятие коллективных управленческих решений, утверждение планов и бюджетов.

Кстати, в нашей стране управление организациями осуществляется на принципах единоначалия. Принятие решений и ответственность за них остается прерогативой руководителя. Все коллегиальные органы управления имеют совещательный статус при руководителе. Их решения оформляются приказом руководителя.

Например, в каждом министерстве имеется коллегия. Состав коллегии утверждается Совмином. Обычно в коллегию по должности входят заместители министра. Кроме того, персонально включаются руководители крупнейших подразделений и подведомственных организаций. Возглавляет коллегию всегда министр. Решения коллегии формализуются приказами министра. В случае расхождения позиций между коллегией и министром, последний действует по своему усмотрению. Он может не принимать во внимание мнение коллегии, но в этом случае он обязан поставить о возникших разногласиях Совмин. Правительство обязано принять решение по данному факту, вплоть до расформирования коллегии или замены министра.

Для заседаний коллегиальных органов управления выработанны свои методика подготовки и рекомендации по проведению. В значительной степени они схожи с тем, что прелагается для деловых совещаний. Однако имеется своя специфика. Именно на нее мы и сделаем сейчас упор при рассмотрении данного вопроса.

Методика подготовки заседания.

1. Определение повестки дня. Вопросов не должно быть слишком много. Иначе рассмотрение их окажется поверхностным. Либо повестка дня не будет выполнена. Иными словами, не следует перегружать повестку дня. Равно как и нельзя выносить на рассмотрение «сырые» вопросы. Если есть опасность того, что вопрос может оказаться недостаточно подготовленным, лучше отложить его рассмотрение.

2. Назначение докладчиков по каждому вопросу повести дня. Вместо доклада может быть заслушан отчет либо сообщение. Доклад или сообщение могут делать как ответственный за данный участок работы, так и проверяющий. А вот отчет делает непременно ответственный. Уместен и такой подход, когда заслушивается доклад ответственного и содоклад проверяющего.

3. Назначение проверяющих ибо оппонентов. Это имеет место в том варианте, когда необходимо провести проверку и заслушать ее результаты (например, содоклад). Оппонентами могут быть как один-два человека, так и целая проверяющая комиссия. Для оппонентов или комиссии составляется перечень вопросов для проверки.

4. Определение круга приглашенных. Кроме членов самого органа управления, на заседания обычно приглашается широкий круг работников. Как правило, это те люди, которые имеют отношение к рассматриваемым вопросам. Уместно пригласить партнеров, внешних представителей, которые имеют интерес к вопросов повестки дня. В качестве приглашенных могут быть и внешние эксперты.

5. Составление списка выступающих. По каждому вопросу кроме докладчиков должны быть определенны два-три выступающих. Это позволит им подготовиться и выступить с анализом и предложениями. Такой подход даст возможность не допустить паузу, которая может возникнуть после доклада при отсутствии желающих выступить немедленно. Наличие списка выступающих совершенно не ограничивает других возможных ораторов.

6. Подготовка наглядных материалов. Для более полного донесения сущности вопроса до присутствующих, целесообразно использовать схемы, графики, чертежи, карты, образцы продукции и т.д. Это могут быть плакаты или предметы. Кроме наглядных пособий уместно использовать так называемые «раздаточные материалы». К ним относятся различные документы по существу рассматриваемого вопроса.

7. Подготовка проекта постановления. По каждому вопросу заседания должен быть предложен проект решения. В ходе обсуждения он может измениться существенно и даже кардинально. Однако он должен быть. Выработать серьезное решение «с нуля» в ходе самого заседания практически невозможно.

Рекомендации по проведению заседаний включают первые три из тех советов, которые были предложены для совещаний: регламент, разговор по-существу, предложения. К этому можно добавить необходимость перерывов. Непрерывно заседать можно один- полтора часа, не более. После этого надо делать перерывы, иначе участники перестанут адекватно воспринимать содержание разговора. В зависимости от вида заседания в перерыве уместно сделать «кофе – паузу».

После заседания оформляется протокол, при необходимости издаются приказы. Тексты или выписки из протокола, а также приказы рассылаются исполнителям и заинтересованным лицам, подразделениям, организациям.

Психология делового общения разработала определенные правила, которые помогают добиться высокой эффективности совещаний и заседаний. Значительная часть из них связана с принятием коллективных решений. Рассмотрим наиболее важные из них.

Психологические правила выработки коллективных решений на совещаниях и заседаниях.

Правило 1. Разговор должен вестись на содержательном уровне.

Человеческое общение имеет два уровня: содержательный и личностный. Содержательный уровень связан с существом высказываемых мнений. Личностный уровень ориентирован не на то, что сказано, а на то, кто сказал. Общение первого уровня может быть эффективным, если участники сосредоточатся на обсуждении рабочих вопросов, проблем, условий, критериев. И наоборот, если на первый план выдвинутся личные «симпатии – антипатии». Продуктивность разговора будет подменена выяснением отношений, поиском виноватых, упреками друг друга, самоутверждением одних за счет других.

Правило 2. Установка на понимание точки зрения другого.

Если высказывается иное мнение, многие люди реагируют на него субъективно-агрессивно. Они начинают искать в словах оппонента скрытый смысл, недружественный выпад против себя. Некоторым кажется, что иная позиция другого связана не с объективными, а с субъективными причинами. Такое мнение в подавляющем большинстве случаев ошибочно. Надо спокойно, без излишних эмоций, попытаться понять аргументы другого. После этого либо согласиться с ними, либо оспорить, но опять же по-существу.

Правило 3. Распределение коммуникативных ролей.

Это означает, что на совещаниях и заседаниях у каждого должна быть своя роль. Специалисты выделяют шесть таких ролей: председатель, докладчик, оппонент (или критик), интерпретатор, историк, слушатель. Председатель направляет ход обсуждения. Докладчик делает анализ проблемы и предлагает решения. Оппонент ищет «слабые звенья» в докладе. Интерпретатор предлагает новые подходы, необычный взгляд, креативные решения. Историк отслеживает развитие дискуссии, может обратить внимание на то, что какие-то важные идеи были высказаны, но затем незаслуженно забыты. Слушатели не принимают вербального участия, но своим вниманием и поведением поддерживают ту или иную позицию.

Современная практика делового общения активно осваивает виртуальные формы совещаний. Широкое внедрение информационных технологий в сферу производства позволило поставить на практическую основу совещания по видеоконференцсвязи. Это особенно целесообразно, если участники совещания территориально удалены друг от друга. Выигрыш времени и экономия ресурсов при этом очевидны.

В заключение следует подчеркнуть, что такие формы делового общения, как совещания, собрания и заседания могут выполнять очень важные профессиональные функции. Для этого их надо основательно готовить. А руководить их проведением должны опытные менеджеры. В этом случае польза будет значительно превосходить издержки.

регламент проведения совещания образец:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    О РЕГЛАМЕНТЕ ПОДГОТОВКИ, ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ (ЗАСЕДАНИЙ) ГЛАВЫ РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ) И ОФОРМЛЕНИЯ ИТОГОВЫХ РЕШЕНИЙ (с изменениями на: ), Распоряже

    О РЕГЛАМЕНТЕ ПОДГОТОВКИ, ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ (ЗАСЕДАНИЙ) ГЛАВЫ РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ) И ОФОРМЛЕНИЯ ИТОГОВЫХ РЕШЕНИЙ (с изменениями на: 18.12.2015) О РЕГЛАМЕНТЕ ПОДГОТОВКИ, ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ (ЗАСЕДАНИЙ) ГЛАВЫ РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ) И ОФОРМЛЕНИЯ ИТОГОВЫХ РЕШЕНИЙ (с изменениями на: 18.12.2015)

    ГЛАВЫ РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)

    от 3 июня 2014 года N 508-РГ

    О РЕГЛАМЕНТЕ ПОДГОТОВКИ, ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ (ЗАСЕДАНИЙ) ГЛАВЫ РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ) И ОФОРМЛЕНИЯ ИТОГОВЫХ РЕШЕНИЙ

    (в редакции распоряжения Главы Республики Саха (Якутия) от 18.12.2015 N 1199-РГ )

    1. Утвердить Регламент подготовки, проведения совещаний (заседаний) Главы Республики Саха (Якутия) и оформления итоговых решений согласно приложению к настоящему распоряжению.

    2. Признать утратившим силу распоряжение Президента Республики Саха (Якутия) от 14 ноября 2013 года N 968-РП "Об утверждении Регламента подготовки, проведения совещаний (заседаний) Президента Республики Саха (Якутия) и оформления итоговых решений".

    Временно исполняющий обязанности
    Главы Республики Саха (Якутия)
    Е.БОРИСОВ

    3 июня 2014 года
    N 508-РГ

    Приложение. РЕГЛАМЕНТ ПОДГОТОВКИ, ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ (ЗАСЕДАНИЙ) ГЛАВЫ РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ) И ОФОРМЛЕНИЯ ИТОГОВЫХ РЕШЕНИЙ


    Приложение
    к распоряжению Главы
    Республики Саха (Якутия)
    от 3 июня 2014 года N 508-РГ

    (в редакции распоряжения Главы Республики Саха (Якутия) от 18.12.2015 N 1199-РГ )

    I. Общие положения

    1. Настоящий Регламент определяет порядок организации деятельности исполнительных органов государственной власти Республики Саха (Якутия), Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) при подготовке, проведении совещаний (заседаний) Главы Республики Саха (Якутия) и оформлении решений по итогам проведенных совещаний (заседаний).

    2. Регламент разработан в соответствии с Конституционным законом Республики Саха (Якутия) от 11 октября 2006 г. 373-З N 759-III "О Главе Республики Саха (Якутия)". ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

    3. Данный порядок распространяется на проведение совещаний (заседаний), рабочих встреч Главы Республики Саха (Якутия), проводимых на территории Республики Саха (Якутия), в Постоянных представительствах Республики Саха (Якутия), а также других мероприятий, по итогам которых Главой Республики Саха (Якутия) даются поручения.

    4. Данный Регламент не распространяется на Порядок проведения мероприятий, связанных с приемом иностранных делегаций, делегаций субъектов Российской Федерации в Республике Саха (Якутия) и выездом за пределы Российской Федерации делегаций Республики Саха (Якутия), утвержденный распоряжением Президента Республики Саха (Якутия) от 17 февраля 2010 года N 82-РП "Об основных положениях государственного протокола в Республике Саха (Якутия)" .

    5. Порядок подготовки и проведения заседаний Правительства Республики Саха (Якутия) под председательством Главы Республики Саха (Якутия) определяется Регламентом Правительства Республики Саха (Якутия).

    II. Порядок подготовки и проведения совещаний (заседаний) Главы Республики Саха (Якутия)

    6. Подготовка и проведение совещаний (заседаний) Главы Республики Саха (Якутия) осуществляется на основании утвержденного плана работы Главы Республики Саха (Якутия).

    7. Глава Республики Саха (Якутия) проводит:

    еженедельные совещания с Администрацией Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия);

    еженедельные совещания с членами Правительства Республики Саха (Якутия), руководством Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия);

    рабочие совещания (встречи), в том числе выездные;

    заседания консультативно-совещательных и координационных органов при Главе Республики Саха (Якутия).

    8. Ответственность за подготовку и проведение совещаний несут должностные лица, определенные в соответствии с планом работы Главы Республики Саха (Якутия). Если ответственными за проведение совещаний определены несколько должностных лиц, то общую ответственность и координацию деятельности по проведению совещания несет должностное лицо, указанное в списке первым.

    9. Ответственные организуют подготовку мест проведения совещаний, стенографическую запись, аудио-, видеозапись совещания (в случае необходимости), оповещение, обеспечение явки, подготовку необходимых документов к совещанию.

    Перечень необходимых к совещанию документов составляют повестка, список участников, проект протокола, информационно-аналитические материалы (аналитическая справка, информационно-справочные материалы, слайды видеопрезентации и т.д.).

    10. Ответственные представляют в Секретариат Главы Республики Саха (Якутия) необходимые к совещанию документы в письменном и электронном виде, предварительно согласованные с курирующими направление (отрасль) руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Саха (Якутия) и заместителем Председателя Правительства Республики Саха (Якутия), Председателем Правительства Республики Саха (Якутия), Руководителем Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) не позднее чем за 3 дня до даты проведения совещания (заседания).

    При этом проект перечня поручений (поручения) по итогам совещания в случае наличия в нем условий, требующих необходимости решения финансовых вопросов (выделения дополнительных бюджетных средств, предоставления налоговых льгот и т.п.), должен быть дополнительно согласован с Министерством экономики Республики Саха (Якутия) и Министерством финансов Республики Саха (Якутия).

    11. Заместитель Руководителя Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) - руководитель Секретариата Главы Республики Саха (Якутия) рассматривает представленные документы в части полноты перечня и содержания и при отсутствии замечаний вносит Главе Республики Саха (Якутия), при этом повестка совещания вносится не позднее чем за 3 дня, остальные документы - не позднее чем за 1 день до даты проведения совещания, если иное не установлено Главой Республики Саха (Якутия).

    12. При наличии неполного перечня документов или документов некачественного содержания заместитель Руководителя Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) - руководитель Секретариата Главы Республики Саха (Якутия) вправе вернуть документы ответственным исполнителям для доработки. Ответственные исполнители дорабатывают пакет необходимых документов в течение дня получения замечаний заместителя Руководителя Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) - руководителя Секретариата Главы Республики Саха (Якутия).

    13. По мере необходимости по поручению заместителя Руководителя Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) - руководителя Секретариата Главы Республики Саха (Якутия) ответственные за подготовку и проведение совещаний организуют подготовку тезисов выступления, доклада Главы Республики Саха (Якутия).

    Тезисы выступления, проект доклада Главы Республики Саха (Якутия) представляются ответственными в Секретариат Главы Республики Саха (Якутия) не позднее чем за 3 дня до даты проведения совещания.

    14. При проведении выездных совещаний в улусах (районах) и городах Республики Саха (Якутия) ответственность за подготовку необходимых документов несет заместитель Руководителя Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) (по вопросам внутренней политики и взаимодействию с обществом).

    Подготовку повестки, списка участников, информации о проблемных и постановочных вопросах муниципальных районов (городских округов) и предложениях по их решению осуществляет Департамент по вопросам местного самоуправления Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия).

    Не позднее чем за 5 дней до даты проведения совещания ответственные за подготовку информации представляют в Департамент по вопросам местного самоуправления Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) в письменном и электронном виде следующие информационно-аналитические материалы:

    а) характеризующие социально-экономическую ситуацию соответствующего муниципального района (городского округа):

    об основных социально-экономических показателях муниципального района (городского округа), выполнении заданий по производству важнейших видов продукции;

    по исполнению консолидированного бюджета муниципального района (городского округа), о финансировании межбюджетных трансфертов и объектов Инвестиционной программы Республики Саха (Якутия);

    о состоянии жилищно-коммунального хозяйства и энергетики;

    о реализации государственной социальной политики;

    о состоянии сельского хозяйства;

    об индивидуальном жилищном строительстве и строительстве объектов социальной сферы.

    Ответственными за подготовку данной информации являются министерства по курируемым направлениям.

    б) характеризующие общественно-политическую (включая межнациональные отношения).

    Ответственным за подготовку данной информации является Департамент внутренней политики Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия).

    в) характеризующие криминогенную (включая информацию об уголовных делах в отношении глав и ответственных работников муниципальных образований) ситуацию.

    Ответственным за подготовку данной информации является Департамент по противодействию коррупции и взаимодействию с правоохранительными органами Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия).

    г) о ходе исполнения ранее данных поручений по итогам выездных совещаний Главы Республики Саха (Якутия).

    Ответственным за подготовку данной информации является Департамент мониторинга и контроля Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия).

    д) проект тезисов выступления, доклада Главы Республики Саха (Якутия).

    Ответственным за подготовку тезисов выступления, доклада является Секретариат Главы Республики Саха (Якутия).

    После уточнения, актуализации содержания и свода подготовленной информации Департамент по вопросам местного самоуправления Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) представляет указанные информационные материалы ответственному заместителю Руководителя Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) не позднее чем за 3 дня до даты проведения совещания.

    Ответственный заместитель Руководителя Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) вносит указанные материалы Главе Республики Саха (Якутия) не позднее чем за 1 день до даты проведения совещания.

    15. Техническая подготовка помещения (звукоусиление, подготовка компьютерной и аудио-, видеоаппаратуры и т.п.), где предполагается проведение совещания (заседания) Главы Республики Саха (Якутия), осуществляется Управлением делами Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия).

    В случае проведения выездного совещания Главы Республики Саха (Якутия) техническая подготовка помещения осуществляется соответствующим подразделением исполнительного органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, где планируется проведение выездного совещания.

    В случае необходимости к данной работе может быть привлечено Управление делами Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия).

    16. Оповещение участников о месте, времени и повестке совещания (заседания) осуществляется не позднее чем за 2 дня до даты проведения совещания.

    Ответственность за оповещение, обеспечение участия приглашенных на еженедельные совещания возлагается на Управление государственного протокола и организационной работы Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия).

    Ответственность за оповещение, обеспечение участия приглашенных, подготовку необходимых документов для проведения заседаний консультативно-совещательных и координационных органов, председателем (руководителем) которых является Глава Республики Саха (Якутия), несет ответственный секретарь или рабочий орган соответствующего органа. Порядок подготовки, проведения заседаний, оформления и утверждения итоговых документов определяется положениями о соответствующем органе.

    Ответственность за оповещение, информирование о порядке выезда участников на выездные совещания возлагается на Управление государственного протокола и организационной работы Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия).

    17. Участие средств массовой информации в совещаниях (заседаниях) согласовывается руководителем Управления по работе со средствами массовой информации Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) с Руководителем Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия).

    18. При выездных совещаниях в улусах (районах) и городах Республики Саха (Якутия) для подготовки совещания, решения организационных вопросов Департамент по вопросам местного самоуправления Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) не менее чем за 3 дня до даты совещания осуществляет выезд на место выездного совещания.

    III. Оформление решений по итогам совещаний (заседаний) Главы Республики Саха (Якутия) § 3.1. Виды документов, которыми оформляются решения по итогам совещаний (заседаний) Главы Республики Саха (Якутия)

    19. Решения по итогам совещаний (заседаний) Главы Республики Саха (Якутия) оформляются в виде следующих документов:

    19.1. Перечень поручений (поручение) по итогам совещания при Главе Республики Саха (Якутия) согласно приложению N 1 к настоящему Регламенту.

    19.2. Перечень поручений (поручение) по итогам еженедельного совещания Главы Республики Саха (Якутия) с Администрацией Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) согласно приложению N 2 к настоящему Регламенту.

    19.3. Перечень поручений (поручение) по итогам еженедельного совещания Главы Республики Саха (Якутия) с членами Правительства Республики Саха (Якутия), руководством Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) согласно приложению N 3 к настоящему Регламенту.

    19.4. Протокол заседания консультативно-совещательного и координационного органа при Главе Республики Саха (Якутия) согласно Инструкции по делопроизводству Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия).

    § 3.2. Оформление перечня поручений (поручения) по итогам совещания Главы Республики Саха (Якутия)

    20. Проект перечня поручений (поручения) по итогам совещания Главы Республики Саха (Якутия) (далее - проект) составляется органом, ответственным за проведение совещания, с участием Секретариата Главы Республики Саха (Якутия) в течение 2 рабочих дней после проведения совещания. Проект составляется на основании стенограммы, аудио- и видеозаписи, произведенных во время совещаний, представленных тезисов, докладов и выступлений, справок, проектов решений и других документов. Проект перечня поручений (поручения) по итогам выездных совещаний Главы Республики Саха (Якутия) в улусах (районах) и городах Республики Саха (Якутия) составляется Секретариатом Главы Республики Саха (Якутия) с учетом актуализированных поручений (находящихся в работе), содержащихся в перечнях поручений по итогам предыдущих выездных совещаний в соответствующий улус (район), город Республики Саха (Якутия). После утверждения Главой Республики Саха (Якутия) перечня поручений по итогам последнего выездного совещания все перечни поручений по итогам предыдущих выездных совещаний в соответствующий улус (район), город Республики Саха (Якутия) признаются утратившими силу.

    (в ред. распоряжения Главы Республики Саха (Якутия) от 18.12.2015 N 1199-РГ )

    21. В проекте должны быть указаны исполнители, которым дано поручение, а также срок, необходимый для его надлежащего исполнения.

    22. Согласование подготовленного проекта осуществляется органом, ответственным за проведение совещания, в следующем порядке:

    22.1. Исполнительные органы государственной власти Республики Саха (Якутия), указанные исполнителями по пунктам проекта.

    22.2. Структурные подразделения Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия), курирующие вопросы, указанные в проекте.

    22.3. Департамент по государственно-правовым вопросам Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия).

    22.4. Заместители Председателя Правительства Республики Саха (Якутия), курирующие вопросы, указанные в проекте.

    22.5. Руководитель Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) (с правом направления на дополнительное согласование в структурные подразделения Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия)).

    22.6. Председатель Правительства Республики Саха (Якутия) (с правом направления на дополнительное согласование заместителям Председателя Правительства Республики Саха (Якутия), в исполнительные органы государственной власти Республики Саха (Якутия), структурные подразделения Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия)).

    22.7. Заместитель Руководителя Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) - руководитель Секретариата Главы Республики Саха (Якутия).

    23. Органы, указанные в пунктах 22.1, 22.2, 22.3 настоящего Регламента, производят согласование проекта одновременно, без права требования предварительного согласования других органов. Должностные лица, указанные в пунктах 22.4 - 22.7 настоящего Регламента, согласовывают проект при наличии согласования других органов и должностных лиц в указанной последовательности.

    24. Срок согласования проекта - не более 2 рабочих дней после поступления проекта на согласование (для всех органов и должностных лиц, указанных в пункте 22 настоящего Регламента). При нарушении срока согласования проекта орган и должностное лицо обязаны приложить объяснительную записку с указанием причин нарушения срока согласования проекта.

    25. Должностные лица исполнительных органов государственной власти Республики Саха (Якутия), Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия), визирующие проект, несут персональную ответственность за согласование проектов.

    26. Согласованный в указанном порядке проект представляется на подпись Главе Республики Саха (Якутия) заместителем Руководителя Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) - руководителем Секретариата Главы Республики Саха (Якутия) в течение рабочего дня после получения согласованного проекта от органа, ответственного за проведение совещания.

    27. В течение рабочего дня после подписания Главой Республики Саха (Якутия) перечень поручений (поручение) по итогам совещания рассылается органам и должностным лицам по списку, утверждаемому заместителем Руководителя Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) - руководителем Секретариата Главы Республики Саха (Якутия). Рассылка производится в исполнительные органы государственной власти Республики Саха (Якутия) через АИС "АдмСЭД", в иные ведомства и организации - на бумажном носителе через Управление документоведения Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) в течение 2 рабочих дней.

    § 3.3. Оформление перечня поручений (поручения) по итогам еженедельного совещания Главы Республики Саха (Якутия)

    28. Проект перечня поручений (поручения) еженедельного совещания Главы Республики Саха (Якутия) (далее - проект) составляется Секретариатом Главы Республики Саха (Якутия) в течение рабочего дня после проведения совещания.

    29. В проекте должны быть указаны исполнители, которым дано поручение, а также срок, необходимый для его надлежащего исполнения.

    30. Согласование подготовленного проекта осуществляется Секретариатом Главы Республики Саха (Якутия) в следующем порядке:

    30.1. Руководитель Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия).

    30.2. Председатель Правительства Республики Саха (Якутия) (проект перечня поручений (поручения) еженедельного совещания Главы Республики Саха (Якутия) с членами Правительства Республики Саха (Якутия), руководством Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия)).

    Если в проекте перечня поручений (поручения) еженедельного совещания Главы Республики Саха (Якутия) с Администрацией Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) содержатся поручения в адрес Правительства Республики Саха (Якутия), то данный проект согласовывается с Председателем Правительства Республики Саха (Якутия).

    Председатель Правительства Республики Саха (Якутия) в рамках установленного срока согласования может направить на согласование заместителям Председателя Правительства Республики Саха (Якутия), в исполнительные органы государственной власти Республики Саха (Якутия), структурные подразделения Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия).

    30.3. Заместитель Руководителя Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) - руководитель Секретариата Главы Республики Саха (Якутия).

    31. Срок согласования проекта - в течение рабочего дня после поступления проекта на согласование (для всех должностных лиц, указанных в пункте 30 настоящего Регламента).

    32. Согласованный в указанном порядке проект представляется на подпись Главе Республики Саха (Якутия) заместителем Руководителя Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) - руководителем Секретариата Главы Республики Саха (Якутия) в течение рабочего дня после получения согласованного проекта от Секретариата Главы Республики Саха (Якутия).

    33. В течение рабочего дня после подписания Главой Республики Саха (Якутия) перечень поручений (поручение) по итогам еженедельного совещания рассылается органам и должностным лицам по списку, утверждаемому заместителем Руководителя Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) - руководителем Секретариата Главы Республики Саха (Якутия). Рассылка производится в исполнительные органы государственной власти Республики Саха (Якутия) через АИС "АдмСЭД", в иные ведомства и организации - на бумажном носителе через Управление документоведения Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) в течение 2 рабочих дней.

    § 3.4. Оформление протокола заседания консультативно-совещательного и координационного органа при Главе Республики Саха (Якутия)

    34. Проект протокола заседания консультативно-совещательного и координационного органа при Главе Республики Саха (Якутия) составляется органом, ответственным за проведение заседания (ответственным секретарем), с участием Секретариата Главы Республики Саха (Якутия) в течение 2 рабочих дней после проведения заседания.

    35. В проекте должны быть указаны исполнители, которым дано поручение, а также срок, необходимый для его надлежащего исполнения.

    36. Согласование подготовленного проекта осуществляется органом, ответственным за проведение заседания (ответственным секретарем), в соответствии с Положением о консультативно-совещательном и координационном органе при Главе Республики Саха (Якутия), но в срок, не превышающий 10 рабочих дней после проведения заседания.

    37. Согласованный в указанном порядке проект представляется на подпись Главе Республики Саха (Якутия) заместителем Руководителя Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) - руководителем Секретариата Главы Республики Саха (Якутия) в течение рабочего дня после получения согласованного проекта от органа, ответственного за проведение заседания (ответственного секретаря).

    38. В течение рабочего дня после подписания Главой Республики Саха (Якутия) протокол заседания передается органу, ответственному за проведение заседания (ответственному секретарю), для рассылки органам и должностным лицам по самостоятельно утверждаемому списку в письменном виде.

    Приложение N 1. ПЕРЕЧЕНЬ ПОРУЧЕНИЙ

    Приложение N 1
    к Регламенту подготовки,
    проведения совещаний (заседаний)
    Главы Республики Саха (Якутия)
    и оформления итоговых решений

    УТВЕРЖДАЮ
    Глава Республики Саха (Якутия)
    Пр-____-А1

    Главы Республики Саха (Якутия) по итогам ____________

    (наименование совещания, рабочей встречи, мероприятия)

    1. Исполнитель (в дательном падеже):

    а) текст поручения.

    Срок - число, месяц, год.

    б) текст поручения.

    Срок - число, месяц, год.

    Примечание: Если итоговое решение состоит из одного поручения, то в

    наименовании вместо слов "Перечень поручений" пишется

    "Поручение" и пункты не нумеруются.

    Приложение N 2. ПЕРЕЧЕНЬ ПОРУЧЕНИЙ

    Приложение N 2
    к Регламенту подготовки,
    проведения совещаний (заседаний)
    Главы Республики Саха (Якутия)
    и оформления итоговых решений

    УТВЕРЖДАЮ
    Глава Республики Саха (Якутия)
    Пл-___-А-А1

    Главы Республики Саха (Якутия) по итогам еженедельного совещания

    Главы Республики Саха (Якутия) с Администрацией Главы Республики Саха

    (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия)

    1. Исполнитель (в дательном падеже):

    а) текст поручения.

    Срок - число, месяц, год.

    б) текст поручения.

    Срок - число, месяц, год.

    Примечание: Если итоговое решение состоит из одного поручения, то в

    наименовании вместо слов "Перечень поручений" пишется

    "Поручение" и пункты не нумеруются.

    Приложение N 3. ПЕРЕЧЕНЬ ПОРУЧЕНИЙ

    Приложение N 3
    к Регламенту подготовки,
    проведения совещаний (заседаний)
    Главы Республики Саха (Якутия)
    и оформления итоговых решений

    УТВЕРЖДАЮ
    Глава Республики Саха (Якутия)
    Пл-___-П-А1

    Главы Республики Саха (Якутия) по итогам

    еженедельного совещания Главы Республики Саха (Якутия)

    с членами Правительства Республики Саха (Якутия),

    руководством Администрации Главы Республики Саха (Якутия)

    и Правительства Республики Саха (Якутия)

    1. Исполнитель (в дательном падеже):

    а) текст поручения.

    Срок - число, месяц, год.

    б) текст поручения.

    Срок - число, месяц, год.

    Примечание: Если итоговое решение состоит из одного поручения, то в

    наименовании вместо слов "Перечень поручений" пишется

    "Поручение" и пункты не нумеруются.

    О РЕГЛАМЕНТЕ ПОДГОТОВКИ, ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ (ЗАСЕДАНИЙ) ГЛАВЫ РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ) И ОФОРМЛЕНИЯ ИТОГОВЫХ РЕШЕНИЙ (с изменениями на: 18.12.2015)

    О РЕГЛАМЕНТЕ ПОДГОТОВКИ, ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ (ЗАСЕДАНИЙ) ГЛАВЫ РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ) И ОФОРМЛЕНИЯ ИТОГОВЫХ РЕШЕНИЙ (с изменениями на: 18.12.2015)